Besuchermanagement Kosten: digitalen Empfang kalkulieren
Berechnen Sie das Budget für Ihr Besuchermanagement – vom digitalen Check-in über Self-Service-Terminals und Ausweisdruck bis zu Evakuierungsliste und DSGVO-Löschkonzept.
Besuchermanagement Kosten
Die Kosten für Besuchermanagement variieren mit Umfang, Risiko und gewähltem Qualitätsniveau. Der Rechner liefert eine erste Spanne.
Einordnung der Kosten für Besuchermanagement
- Verbindlich wird ein Angebot nach kurzer Scope-Abstimmung
- Betrieb, Wartung und Fördermittel mit einplanen
- Viele Digitalisierungsprojekte im Mittelstand sind förderfähig
Transparente Kalkulation
- Meilensteine und dokumentierte Annahmen
- Klare Ausschlüsse im Angebot
- Entwicklung und Beratung Made in Germany
Groenewold IT kalkuliert transparent – feste Ansprechpartner aus Ostfriesland.
Beispielrechnungen & Szenarien
Konkrete Projektprofile mit Annahmen und Richtbudgets – hilfreich zur internen Abstimmung vor dem Rechner.
Mit dem Kostenrechner direkt unter diesem Abschnitt erhalten Sie sofort eine erste Orientierung – ohne Anmeldung und ohne Festpreiszusage. Für ein verbindliches Angebot klären wir Scope, Risiken und Annahmen gern im Gespräch.
Kostenrechner
Besuchermanagement: Was kostet der digitale Empfang?
Typische Preisspanne
8.400 – 38.500 EUR je nach Standorten, Umfang und Terminal
Typische Projektdauer
2 bis 5 Monate je nach Standorten und Integrationen
Haupt-Risikotreiber
- - Papier-Besucherbücher verletzen die DSGVO – jeder Gast sieht die Daten der Vorgänger
- - Terminal-Hardware ohne Wartungskonzept fällt im Alltag aus und wirft ein schlechtes Bild
- - Fehlende Evakuierungsliste macht den Ernstfall zum unkontrollierten Risiko
Unverbindliche Indikation
Das Ergebnis ist lediglich eine unverbindliche Indikation auf Basis typischer Annahmen. Aufwand und Preis müssen für Ihr Vorhaben individuell berechnet werden.
Oder anrufen:+49 491 960 999 00
Häufige Fragen
Besuchermanagement Kosten
Empfangs-Budget
Was kostet ein digitales Besuchermanagement-System?
Ein digitaler Check-in mit Besucherliste beginnt bei etwa 12.000–20.000 Euro zzgl. MwSt. Komplettlösungen mit Vorab-Registrierung, Ausweisdruck und Unterweisungen liegen bei 20.000–40.000 Euro; Enterprise-Setups für viele Standorte darüber. Der Rechner grenzt die Spanne nach Standorten, Umfang und Terminal ein.
Was kostet ein Self-Service-Terminal am Empfang?
Die Terminal-Variante (+35 %) lässt Besucher eigenständig einchecken: Daten erfassen, Sicherheitsunterweisung bestätigen, Besucherausweis drucken, Gastgeber benachrichtigen. Der Empfang wird entlastet oder kann an kleinen Standorten ganz unbesetzt bleiben – die Hardware kommt separat dazu.
Warum ist das Papier-Besucherbuch ein DSGVO-Problem?
Im offenen Besucherbuch sieht jeder Gast die Daten aller Vorgänger – ein klarer Verstoß gegen die Vertraulichkeit personenbezogener Daten. Ein digitales System speichert Besucherdaten zugriffsgeschützt, löscht sie nach definierten Fristen automatisch und dokumentiert Einwilligungen sauber.
Empfangslösung besprechen
Wir analysieren Besucherprozesse, Standorte und Sicherheitsanforderungen und schlagen die passende Lösung vor.
Sicherheit & Integration
Wie funktioniert die Evakuierungsliste im Ernstfall?
Die Evakuierungsfunktion (ab ca. 2.500 Euro) zeigt auf Knopfdruck alle aktuell eingecheckten Personen pro Gebäude – auf dem Smartphone des Sicherheitsbeauftragten, auch ohne Zugriff aufs Firmennetz. Am Sammelpunkt wird digital abgehakt statt mit Papierlisten improvisiert.
Was bringt die Vorab-Registrierung für Besucher?
Mit der Vorab-Registrierung (ab ca. 4.500 Euro) laden Mitarbeitende Gäste per E-Mail ein; Besucher erhalten QR-Code, Anfahrt und ggf. Sicherheitsunterweisung vorab. Der Check-in vor Ort dauert Sekunden – besonders wertvoll bei Bewerbertagen, Audits und Großterminen.
Wie bindet sich das System an Active Directory und Kalender an?
Die AD-/SSO-Anbindung (ab ca. 4.500 Euro) hält die Gastgeber-Liste automatisch aktuell und meldet Besuche direkt an die richtigen Mitarbeitenden. Optional entstehen Termine samt Besucher-Einladung direkt aus Outlook – ohne Doppelpflege im Empfangssystem.