DSGVO-Compliance Kosten: Datenschutz budgetierbar machen

Unternehmensgröße, Sensibilität der Daten, Prozesskomplexität und der aktuelle Reifegrad. Je mehr Verarbeitungen und Auftragsverarbeiter betroffen sind, desto mehr Zeit benötigen Verzeichnisse, TOMs und Abstimmungen mit Fachbereichen.

Über die Zusatzbausteine können Sie DSFA, TOM-Review, Vendor Assessments, Policy-Sets und Schulungen abbilden. Jedes Paket erhöht den Beratungs- und Dokumentationsaufwand, reduziert aber spätere Bußgeld- und Projektfolgekosten.

Technische TOMs greifen erst, wenn Zugriffskonzepte, Protokollierung und Löschfristen organisatorisch gelebt werden. Der Rechner spiegelt wider, dass beide Seiten gemeinsam budgetiert werden müssen.

Nach jedem größeren Produktlaunch, bei neuen Tools mit personenbezogenen Daten oder wenn sich regulatorische Vorgaben ändern. Kleinere Reviews reichen quartalsweise, sobald die Basis einmal steht.

Unternehmen mit mehr als 20 Personen, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, brauchen einen DSB. Das gilt auch für Vereine und öffentliche Stellen. Der DSB kann intern oder extern sein. Wir unterstützen bei der Bestellung und laufenden Beratung.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist Pflicht, wenn Verarbeitungen ein hohes Risiko für Betroffene bedeuten. Beispiele: Videoüberwachung, Gesundheitsdaten, Scoring-Systeme. Der Aufwand für eine DSFA beträgt typisch 2.100 – 7.000 EUR.

Online-Schulung für alle Mitarbeitenden: 350 – 1.400 EUR einmalig. Präsenzworkshop für Führungskräfte: 1.050 – 2.800 EUR. Jährliche Auffrischung ist Pflicht und kostet 20–30 Prozent des Erstaufwands.

Die DSGVO erlaubt bis zu 20 Mio. EUR oder 4 Prozent des globalen Jahresumsatzes. In der Praxis: kleinere Verstöße 5.000–50.000 EUR, schwere Verstöße 100.000–500.000 EUR für KMU. Größte Bußgelder gegen Meta (1,2 Mrd. EUR) und Amazon (746 Mio. EUR).

Entscheidend sind die Arten der verarbeiteten Daten, die Zahl der Verarbeitungstätigkeiten und die beteiligten Systeme und Dienstleister. Besondere Datenkategorien wie Gesundheits- oder Finanzdaten erhöhen den Schutzbedarf und damit den Aufwand. Im Kostenrechner bilden Sie diese Dimensionen ab, um eine Spanne zu erhalten.

Jede Verarbeitung benötigt eine saubere Rechtsgrundlage, etwa Einwilligung, Vertrag oder berechtigtes Interesse. Die Zuordnung und Dokumentation kostet Zeit, ist aber Voraussetzung für rechtssichere Prozesse. Fehlende Grundlagen führen im Ernstfall zu Bußgeldern, die jede Beratung um ein Vielfaches übersteigen.

Technische und organisatorische Maßnahmen umfassen Verschlüsselung, Zugriffskonzepte, Protokollierung und Schulungen. Ihr Umfang richtet sich nach dem Risiko der Verarbeitung. Ein Teil ist einmaliger Einrichtungsaufwand, ein Teil läuft dauerhaft im Betrieb mit, etwa regelmäßige Überprüfungen.

Bei einer Gap-Analyse vergleichen wir Ihren Ist-Zustand mit den Anforderungen und priorisieren die Lücken nach Risiko. So investieren Sie zuerst dort, wo der größte Handlungsbedarf besteht. Diese strukturierte Vorarbeit spart später Kosten, weil Maßnahmen gezielt statt pauschal umgesetzt werden.

Als Erfahrungswert liegt eine kompakte Erstbewertung im unteren vierstelligen Bereich, während umfassende Projekte mit vielen Systemen und Auftragsverarbeitern deutlich höher ausfallen. Wiederkehrende Pflege kommt als laufender Posten hinzu. Der Rechner liefert eine Orientierung, kein verbindliches Angebot.

Wir setzen technische und organisatorische Anforderungen um und dokumentieren sie nachvollziehbar, ersetzen aber keine anwaltliche Prüfung im Einzelfall. Bei rechtlich heiklen Fragen arbeiten wir mit Ihren Datenschutzjuristen zusammen. Diese klare Abgrenzung schützt Sie vor falschen Erwartungen an das Budget.