Central Command – Steuerungszentrale für Lexware, Clockify & Timebutler

Drei Systeme, kein gemeinsames Bild

In Lexware liegen Rechnungen und Angebote, in Clockify die Projektstunden, in Timebutler Urlaub und Krankmeldungen. Wer Monatsabschluss oder Kundenabrechnung vorbereitet, springt zwischen Programmen — und trägt Zahlen von Hand zusammen.

Jedes Tool erfüllt seinen Zweck. Ohne gemeinsame Übersicht bleiben jedoch Medienbrüche: Exporte, Excel-Listen und Rückfragen zwischen Buchhaltung und Projektleitung.

Mehrere Lexware-Organisationen

Wer mehrere Firmen oder Mandanten in Lexware führt, wechselt ständig den Kontext. Offene Forderungen, laufende Angebote und Auftragsbestätigungen lassen sich so nicht schnell über alle Organisationen hinweg vergleichen.

Geschäftsführung und Controlling brauchten eine zusammengeführte Sicht — ohne dass jede Abfrage die Buchhaltungssoftware belastet oder die Oberfläche träge wird.

Abrechnung kostet jeden Monat Zeit

Gebuchte Stunden müssen für den Kunden aufbereitet, mit vereinbarten Stundensätzen verglichen und als Rechnung in Lexware erfasst werden. Zeitnachweise gingen per Hand als PDF; der Bezug zu Angebot oder Auftragsbestätigung war oft nur im Kopf der Projektleitung.

Gesucht war eine Lösung, die den Alltag entlastet: weniger Nacharbeit, klarere Übersicht, planbare Kundenkommunikation — kein Ersatz für Lexware, sondern eine sinnvolle Schicht darüber.

Eine Anmeldung, ein Überblick

Central Command ist eine Web-Plattform mit Login, Dashboard und Einstellungen. Nach der Anmeldung sieht jeder Nutzer nur die Lexware-Organisationen und Clockify-Teams, für die er zuständig ist.

Die Daten aus Lexware, Clockify und Timebutler werden im Hintergrund regelmäßig abgeglichen und gebündelt dargestellt. So bleibt die Oberfläche schnell — auch wenn mehrere Mandanten parallel genutzt werden.

Finanzen und Belege im Dashboard

Auf einen Blick erkennbar: welche Rechnungen offen oder überfällig sind, welche Angebote noch ausstehen und wie Auftragsbestätigungen zum Rechnungsstand stehen. Diagramme und Kennzahlen ersetzen nicht die Buchhaltung, sondern machen den Status für Führung und Projektleitung lesbar.

Per E-Mail kommen Hinweise auf neue oder wichtige Belege; ein täglicher Überblick fasst offene Posten zusammen. Wer nicht ständig in Lexware einloggen will, behält dennoch den Anschluss.

Von den gebuchten Stunden zur Rechnung

Team-Zeiten aus Clockify stehen strukturiert bereit — mit Stundensätzen je Kunde und eigenen Abrechnungsprojekten. Zeitnachweise lassen sich als PDF erstellen, optional mit dem Logo der jeweiligen Lexware-Organisation, und zu festen Zeiten automatisch per E-Mail versenden.

Ausgewählte Stunden werden in einer Vorschau geprüft und können direkt als Rechnung in Lexware angelegt werden. Zeiten lassen sich Angeboten und Auftragsbestätigungen zuordnen; so wird sichtbar, ob ein Auftrag wirtschaftlich im Plan liegt. Aus Timebutler kommen Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten — inklusive früher Hinweise, wenn in den nächsten Wochen Urlaub ansteht.

Entwickelt in Ostfriesland

Central Command ist bei Groenewold IT Solutions in Leer entstanden — zunächst für den eigenen Betrieb, heute als Referenz für vergleichbare IT-Dienstleister und Agenturen mit mehreren Lexware-Mandanten. Die Plattform wächst mit den Anforderungen aus Finanz, Projektleitung und Verwaltung weiter.

Weniger Abstimmung zwischen Büro und Projekten

Belegstatus, gebuchte Stunden und Abwesenheiten liegen in einer Oberfläche. Der monatliche Abgleich zwischen Zeiterfassung und Buchhaltung verliert viele manuelle Zwischenschritte — Rückfragen konzentrieren sich auf echte Ausnahmen.

Schnellerer Blick auf Forderungen und Angebote

Offene und überfällige Posten sind sofort sichtbar; wichtige Ereignisse kommen per E-Mail. Wer mehrere Lexware-Organisationen betreut, kann sie parallel im Blick behalten — entsprechend den vergebenen Berechtigungen.

Strukturierte Kundenabrechnung

Zeitnachweise und Rechnungen folgen einem klaren Ablauf: PDF-Berichte, planbare Versandzeiten, Vorschau vor der Rechnungsanlage in Lexware. Die Kundenkommunikation wirkt professioneller; intern bleibt der Weg nachvollziehbar.