Technologie

Automatisierung

Einsatz von Software zur Ausführung wiederkehrender Aufgaben ohne manuellen Eingriff – von RPA über Workflow-Automation bis hin zu KI-gestützter Prozessoptimierung.

Unternehmen verschwenden durchschnittlich 30% ihrer Arbeitszeit mit manuellen, repetitiven Aufgaben. IT-Automatisierung eliminiert diese Ineffizienz systematisch: Von der einfachen E-Mail-Weiterleitung bis zur vollautomatisierten Lieferkette. In Kombination mit KI wird Automatisierung intelligent und kann auch unstrukturierte Prozesse optimieren, die bisher menschliches Urteilsvermögen erforderten.

Was ist Automatisierung?

IT-Automatisierung bezeichnet den Einsatz von Software-Tools und -Technologien, um manuelle, repetitive Geschäftsprozesse ohne menschlichen Eingriff auszuführen. Das Spektrum reicht von einfacher Aufgabenautomatisierung (z.B. automatische E-Mail-Antworten) über Workflow-Automation (mehrstufige Prozesse mit Bedingungen und Entscheidungen) bis hin zu Hyperautomation (Kombination aus RPA, KI, Process Mining und Low-Code). Kernziele sind Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion, Kostensenkung und die Befreiung von Mitarbeitern für wertschöpfende Tätigkeiten.

Wie funktioniert Automatisierung?

Automatisierung beginnt mit Process Mining oder manueller Analyse: Welche Prozesse sind repetitiv, regelbasiert und volumenintensiv? Diese werden priorisiert und automatisiert. RPA-Bots simulieren menschliche Interaktionen in Benutzeroberflächen (Klicks, Tastatureingaben, Copy-Paste). Workflow-Engines (wie n8n, Zapier, Power Automate) verbinden Systeme über APIs und führen definierte Abläufe aus. KI-gestützte Automatisierung geht weiter: Sie versteht unstrukturierte Daten (Dokumente, E-Mails), trifft Entscheidungen basierend auf Machine Learning und lernt aus Feedback.

Praxisbeispiele

Rechnungsverarbeitung: Eingehende Rechnungen werden per OCR gescannt, Daten werden extrahiert und automatisch in das ERP-System gebucht – von Tagen auf Minuten reduziert.

Kunden-Onboarding: Neukunden-Registrierung, Identitätsprüfung (KYC), Vertragserstellung und Willkommens-E-Mail laufen vollautomatisch ab.

IT-Helpdesk: Häufige Support-Anfragen (Passwort-Reset, VPN-Zugang, Software-Installation) werden durch einen KI-Chatbot und automatisierte Workflows gelöst.

Bestandsmanagement: Lagerbestände werden in Echtzeit überwacht, bei Unterschreitung des Mindestbestands wird automatisch nachbestellt.

Social-Media-Reporting: Daten aus verschiedenen Plattformen werden automatisch gesammelt, aggregiert und als Dashboard bereitgestellt.

Typische Anwendungsfälle

Finanzwesen: Automatische Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigaben, Mahnwesen und Monatsabschlüsse

HR-Prozesse: Bewerbermanagement, Onboarding-Workflows, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung

Logistik: Auftragsverarbeitung, Versandlabel-Erstellung, Sendungsverfolgung und Retourenmanagement

Marketing: Lead-Scoring, E-Mail-Kampagnen-Trigger, Social-Media-Planung und Reporting

IT-Operations: Server-Monitoring, automatisierte Skalierung, Backup-Prozesse und Incident-Management

Vorteile und Nachteile

Vorteile

Kostenreduktion: Automatisierte Prozesse kosten bis zu 80% weniger als manuelle Ausführung
Fehlerfreiheit: Bots machen keine Tippfehler, vergessen keine Schritte und arbeiten konsistent
24/7-Verfügbarkeit: Automatisierte Prozesse laufen rund um die Uhr ohne Pausen oder Urlaub
Skalierbarkeit: Volumenspitzen werden ohne zusätzliches Personal bewältigt
Mitarbeiterzufriedenheit: Teams werden von stumpfer Routine befreit für kreative, wertschöpfende Arbeit

Nachteile

Initialer Aufwand: Prozessanalyse, Implementierung und Testing erfordern Investitionen
Wartungsbedarf: Automatisierungen müssen bei Prozess- oder Systemänderungen angepasst werden
Über-Automatisierung: Nicht jeder Prozess profitiert von Automatisierung – Kosten-Nutzen-Analyse nötig
Change Management: Mitarbeiter müssen mitgenommen werden, Ängste vor Jobverlust adressiert werden

Häufig gestellte Fragen zu Automatisierung

Was ist der Unterschied zwischen RPA und Workflow-Automatisierung?

RPA (Robotic Process Automation) simuliert menschliche Interaktionen in bestehenden Benutzeroberflächen – ideal für Systeme ohne API. Workflow-Automatisierung verbindet Systeme über APIs und definiert mehrstufige Prozessabläufe mit Bedingungen und Entscheidungen. RPA ist ein Pflaster für fehlende Integrationen, Workflow-Automation ist die architektonisch sauberere Lösung. Oft werden beide kombiniert.

Welche Prozesse eignen sich am besten für Automatisierung?

Ideale Kandidaten sind Prozesse, die regelbasiert (klare If-Then-Logik), repetitiv (häufig wiederkehrend), volumenintensiv (viele Transaktionen), fehleranfällig (manuelle Dateneingabe) und zeitkritisch sind. Starten Sie mit Quick Wins: Prozesse mit hohem Volumen und einfacher Logik, die schnellen ROI liefern.

Was kostet die Einführung von Automatisierung?

Einfache Workflow-Automatisierungen (Zapier, Make) starten bei wenigen Hundert Euro monatlich. Custom RPA-Bots kosten 10.000-30.000 EUR pro Bot. Umfassende Automatisierungsprojekte mit Process Mining, Entwicklung und Change Management liegen bei 50.000-200.000 EUR. Der ROI wird typischerweise innerhalb von 6-18 Monaten erreicht.