RPA
Technologie, bei der Software-Roboter repetitive, regelbasierte Geschaeftsprozesse automatisieren, die bisher manuell am Computer ausgefuehrt wurden.
Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht es Unternehmen, repetitive Buerotaetigkeiten durch Software-Roboter zu automatisieren. Von der Rechnungsverarbeitung ueber Datenmigration bis zur Kundenanlage im ERP: RPA-Bots arbeiten rund um die Uhr, fehlerfrei und ohne Ermuedung. Für Unternehmen, die mit Fachkraeftemangel kaempfen und manuelle Prozesse beschleunigen moechten, ist RPA ein schneller Einstieg in die Automatisierung.
Was ist RPA?
RPA (Robotic Process Automation) ist eine Technologie, bei der Software-Roboter (Bots) die Aktionen eines menschlichen Nutzers auf dem Computer nachahmen: Klicken, Tippen, Kopieren, Einfuegen, Daten aus Systemen lesen und in andere Systeme eintragen. Im Gegensatz zu klassischer Softwareintegration (APIs) arbeiten RPA-Bots auf der Benutzeroberflaeche und erfordern keine Aenderungen an den bestehenden Systemen. Man unterscheidet Attended RPA (Bot arbeitet neben dem Mitarbeiter als Assistent), Unattended RPA (Bot arbeitet autonom im Hintergrund) und Intelligent RPA (Kombination mit KI für komplexere Aufgaben wie Dokumentenerkennung). Fuerhrende RPA-Plattformen sind UiPath, Automation Anywhere und Microsoft Power Automate.
Wie funktioniert RPA?
Ein RPA-Projekt beginnt mit der Prozessanalyse: Welche Schritte fuehrt ein Mitarbeiter manuell aus? Der Bot-Entwickler bildet diese Schritte in einem visuellen Designer (Low-Code/No-Code) oder per Code ab. Der Bot lernt, Bedienelemente auf dem Bildschirm zu erkennen (Screen Scraping, API-Integration), Daten zu lesen, Entscheidungen anhand von Regeln zu treffen und Ergebnisse in Zielsysteme einzutragen. Nach dem Test wird der Bot auf einem Server (Bot Runner/Orchestrator) bereitgestellt, der die Ausfuehrung plant, ueberwacht und Fehler meldet.
Praxisbeispiele
Rechnungsverarbeitung: Ein RPA-Bot extrahiert Daten aus eingehenden PDF-Rechnungen, prueft sie gegen Bestellungen und verbucht sie im ERP-System. Pro Tag werden 500 Rechnungen verarbeitet.
Kundenanlage im CRM: Ein Bot legt neue Kundendaten aus einem Webformular automatisch in Salesforce, dem ERP und dem E-Mail-Marketing-Tool an, anstatt dass ein Mitarbeiter die Daten dreimal manuell eingibt.
Mitarbeiter-Onboarding: Ein Bot erstellt bei Neuzugaengen automatisch E-Mail-Konten, VPN-Zugaenge, Jira-Accounts und Zeiterfassungsprofile in 5 Minuten statt in 2 Stunden.
Bestandsabgleich: Ein RPA-Bot vergleicht taeglich die Lagerbestaende im ERP mit den Angaben auf Marktplaetzen (Amazon, eBay) und aktualisiert die Verfuegbarkeit automatisch.
Compliance-Reporting: Ein Bot sammelt monatlich Daten aus 15 verschiedenen Quellen, erstellt den Compliance-Bericht und versendet ihn an die Geschaeftsfuehrung.
Typische Anwendungsfälle
Finanz- und Rechnungswesen: Rechnungsverarbeitung, Kontenabstimmung und Mahnwesen automatisieren
Personalwesen: Onboarding, Offboarding und Gehaltsabrechnung beschleunigen
Kundenservice: Standardanfragen automatisch beantworten und Kundendaten aktualisieren
IT-Operations: User Provisioning, Passwort-Resets und System-Monitoring automatisieren
Supply Chain: Bestellungen, Lieferscheine und Lagerabgleiche automatisiert verarbeiten
Vorteile und Nachteile
Vorteile
- Schnelle Implementierung: RPA-Bots koennen in Tagen oder Wochen produktiv sein, nicht in Monaten
- Keine Systemanpassung: Bots arbeiten auf der Benutzeroberflaeche und erfordern keine API-Integration
- Fehlerreduktion: Bots arbeiten praezise und machen keine Fluechtigkeitsfehler bei repetitiven Aufgaben
- 24/7-Betrieb: Software-Roboter arbeiten rund um die Uhr ohne Pausen und ohne Ermuedung
- Schneller ROI: Viele RPA-Projekte amortisieren sich innerhalb von 6-12 Monaten
Nachteile
- Fragilitaet: Aendern sich Bildschirmlayouts oder Systemversionen, kann der Bot ausfallen und muss angepasst werden
- Keine Prozessverbesserung: RPA automatisiert bestehende Prozesse, optimiert sie aber nicht grundlegend
- Skalierungsgrenzen: Hunderte Bots erfordern erheblichen Verwaltungs- und Wartungsaufwand
- Sicherheitsrisiken: Bots benoetigen Systemzugaenge und Passwoerter, die sicher verwaltet werden muessen
Häufig gestellte Fragen zu RPA
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