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Zeiterfassung Kostenrechner

Zeiterfassung App Kosten: ROI und Einsparung berechnen

Berechnen Sie die Kosten und den ROI einer digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen.

Kurzantwort

Amortisation der digitalen Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassung amortisiert sich typischerweise in 3 bis 6 Monaten. Gezählt werden weniger manuelle Eingabe, Lohnabrechnung und Nacharbeit.

Zeiterfassung Kosten im Überblick

Interaktiver Zeiterfassung ROI-Rechner

Zeiterfassungs-ROI-Rechner

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Schritt 1 von 425%

Wie viele Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten?

So entsteht die Amortisation der Zeiterfassung

Die Kalkulation folgt sechs sichtbaren Stufen. Alle Werte bleiben Planungswerte, bis Scope und Annahmen fachlich geprüft wurden.

  1. 1. Eingaben erfassen

    Der Rechner übernimmt die auf dieser Seite sichtbaren Projekt-, Mengen-, Komplexitäts- und Betriebsparameter.

  2. 2. Feste Bestandteile addieren

    Feste Basismodule und gewählte Zusatzleistungen werden addiert, ohne laufende Kosten damit zu vermischen.

  3. 3. Multiplikatoren anwenden

    Mengen-, Komplexitäts- und Umfangsfaktoren multiplizieren nur die im jeweiligen Modell dafür vorgesehenen Kostenbestandteile.

  4. 4. Spanne bilden

    Der Rechner wendet seine hinterlegten unteren und oberen Unsicherheitsfaktoren auf das Basisergebnis an; ROI-Ansichten weisen Investition und Einsparung getrennt aus.

  5. 5. Runden und kalibrieren

    Geldwerte im Ergebnis werden auf den nächsten vollen Euro gerundet. Öffentliche Projektkosten-Bestandteile werden mit dem zentral gepflegten Anzeigefaktor kalibriert.

  6. 6. Ergebnis einordnen

    Das Ergebnis ist eine unverbindliche Orientierung. Ein verbindliches Angebot setzt die Prüfung von Scope, Daten, Integrationen, Risiken und Abnahmekriterien voraus.

Enthaltene Leistungen

  • Im Rechner sichtbare Eingaben
  • Rechnerspezifische Basiswerte und Faktoren
  • Ausgewiesene einmalige und laufende Ergebnisbestandteile

Nicht enthaltene Leistungen

  • Nicht im Rechner gewählte Anforderungen
  • Unbekannte Datenmigrationen und Drittlizenzkosten
  • Steuern, Rechtsberatung und eine verbindliche Lieferzusage

Effizienz- oder Rabattfaktor: Auf öffentliche Projektkosten-Bestandteile wird zentral der Anzeigefaktor 0,7 angewendet, damit alle Rechner auf derselben aktuell geprüften Preisbasis arbeiten. Er ist kein kundenspezifischer Rabatt; eingegebene Löhne, Umsätze und bestehende Betriebskosten werden nicht reduziert.

Warum dies kein verbindliches Angebot ist: Der Rechner kann vollständige Anforderungen, Drittabhängigkeiten, Datenqualität, rechtliche Vorgaben und Abnahmekriterien nicht abschließend prüfen.

Fachliche Verantwortung und Prüfung

Fachlich verantwortlich
Björn Groenewold
Funktion
Geschäftsführer und Softwareentwickler
Fachgebiet
Softwareentwicklung und Softwarekalkulation
Erstveröffentlichung
Zuletzt fachlich geprüft
Preisstand
September 2026

Beispielrechnungen & Szenarien

Konkrete Projektprofile mit Annahmen und Richtbudgets – hilfreich zur internen Abstimmung neben dem Rechner.

Kostenbeispiele

Alle Kostenbeispiele zu diesem Rechner

Zeiterfassung Preisübersicht

Die Kosten hängen von Mitarbeiterzahl, Funktionsumfang und Individualisierungsgrad ab. Eine Standard-SaaS-Lösung ist bereits ab 3 €/Mitarbeiter/Monat verfügbar.

SaaS-Lösung
3 – 8 €/MA/Monat
  • Mobile App & Web
  • Stempeluhr-Funktion
  • Urlaubsverwaltung
  • Sofort einsetzbar
Populär
Individuelle App
10.500 – 35.000 € zzgl. MwSt.
  • Projektzeit-Erfassung
  • GPS/NFC-Stempelung
  • Schnittstellen (ERP, Lohn)
  • 4-12 Wochen Entwicklung
Enterprise-Lösung
35.000 – 84.000+ €
  • Multi-Standort / Multi-Mandant
  • Schichtplanung & Zuschläge
  • Tarifvertrag-Logik
  • 3-6 Monate Projektlaufzeit

Zeiterfassung: Pflicht und Chance

Seit dem BAG-Beschluss 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Was als Pflicht begann, wird für viele Unternehmen zur Chance: Digitale Zeiterfassung spart Zeit, reduziert Fehler und liefert wertvolle Daten.

Statt Zettelwirtschaft und Excel-Tabellen ermöglicht eine mobile Zeiterfassungs-Appsekundenschnelle Erfassung – per Smartphone, Tablet oder Terminal.

SaaS vs. Individuallösung

SaaS-Lösungen (ab 3 €/MA/Monat) eignen sich für Standard-Anforderungen: Kommen/Gehen, Pausen, Urlaub. Für komplexere Anforderungen lohnt sich eine Individuallösung:

  • Projektzeit: Zeiten auf Projekte, Kunden und Kostenstellen buchen
  • Baustellenerfassung: GPS-Tracking und Geofencing
  • Schichtplanung: Automatische Zuschlagsberechnung
  • ERP-Integration: Nahtlose Anbindung an Lohnabrechnung

ROI der digitalen Zeiterfassung

Die Amortisation erfolgt typischerweise in 3 bis 6 Monaten. Die wichtigsten Einsparfaktoren:

  • Zeitersparnis: 5–10 Min./MA/Tag durch automatische Erfassung
  • Lohnabrechnung: 2–4 Stunden/Monat weniger für HR
  • Fehlerreduktion: Keine manuellen Übertragungsfehler mehr
  • Compliance: Rechtssicherheit durch lückenlose Dokumentation

Vorteile digitaler Zeiterfassung

Zeitsparend

Erfassung in Sekunden statt Minuten – per App oder Terminal.

Mobil & flexibel

Zeiterfassung von überall – Homeoffice, Baustelle oder Büro.

Automatisch

Zuschläge, Überstunden und Urlaub werden automatisch berechnet.

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Zeiterfassung LösungApp-Entwicklung KostenSoftwareentwicklung KostenSystemintegration Kosten

Digitale Zeiterfassung: Was kostet die Einführung?

Rechner-Gesamtspanne

10.500 – 35.000 € zzgl. MwSt. für die individuelle App

Die Gesamtspanne wird aus den zulässigen Parametern des jeweiligen Kostenrechners abgeleitet.

Typische Projektdauer

2–8 Wochen Einrichtung; individuelle Entwicklung 4–12 Wochen

Haupt-Risikotreiber

  • - Mitarbeiterakzeptanz: fehlende Schulung führt zu Verweigerung
  • - DSGVO-Pflichten bei Verarbeitung von Arbeitszeitdaten
  • - Fehlende ERP-Integration macht manuelle Übertragung nötig
Beispiel-Szenario: Bauunternehmen mit 80 Mitarbeitenden: mobile Zeiterfassung mit GPS-Baustellen-Zuordnung und DATEV-Export. Die individuelle App liegt im Investitionsrahmen 10.500 – 35.000 € zzgl. MwSt. Die Amortisation liegt bei 3 bis 6 Monaten.
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Häufige Fragen

Alles über Zeiterfassung Kosten

Kosten & ROI

Was kostet eine Zeiterfassungs-App?

Standard SaaS-Lösung: 3–8 €/Mitarbeiter/Monat.

Individuelle App: 10.500 – 35.000 € zzgl. MwSt. Enterprise mit Projektzeit und Schnittstellen: 35.000 – 84.000 € zzgl. MwSt.

Wie schnell amortisiert sich digitale Zeiterfassung?

Typischerweise in 3 bis 6 Monaten.

Haupteinsparungen: weniger manuelle Eingabe (5–10 Min./Mitarbeiter/Tag), automatische Lohnabrechnung, weniger Fehler und Nacharbeit.

Brauchen wir eine individuelle oder Standard-Lösung?

Standard-SaaS reicht für einfache Zeiterfassung.

Individuell lohnt sich bei: Schichtplanung, Projektzeit, Baustellenerfassung, GPS-Tracking oder speziellen Tarifverträgen.

Ist digitale Zeiterfassung Pflicht?

Ja, seit dem EuGH-Urteil 2019 und dem BAG-Beschluss 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen.

Was schreibt das Arbeitszeitgesetz zur digitalen Erfassung vor?

Das BAG-Urteil vom September 2022 verpflichtet Arbeitgeber zur vollständigen Arbeitszeiterfassung.

Umsetzung durch Bundesgesetz erwartet. Digitale Zeiterfassung ist der sicherste Weg, die Nachweispflicht DSGVO-konform zu erfüllen.

Welche Branchen profitieren am meisten von digitaler Zeiterfassung?

Handwerk und Bau (Stunden pro Baustelle), Pflege und Gesundheit (Schichtplanung), Gastronomie (variable Arbeitszeiten), Produktion (Schichten und Pausen) und Projekte-basierte Dienstleistungen (Stunden pro Kunde für Abrechnung).

Wie integriert sich Zeiterfassung in DATEV?

Über LODAS-Schnittstelle oder DATEV-Lohnschnittstelle.

Gebuchte Zeiten werden automatisch für die Lohnabrechnung exportiert. Wir richten die Integration ein und testen mit dem Lohnbüro oder Steuerberater.

Was kostet Zeiterfassung ohne Digitalisierung?

Manuelle Stundenzettel: typisch 30–60 Minuten Verwaltungsaufwand pro Mitarbeiter pro Woche.

Bei 50 Mitarbeitenden = 25–50 Stunden Verwaltung pro Woche. Das entspricht 0,5–1 Vollzeitstelle. Digitale Zeiterfassung amortisiert sich in 3 bis 6 Monaten.

Björn Groenewold – Geschäftsführer Groenewold IT Solutions

Zeiterfassungs-ROI berechnen

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Von der Beratung bis zur fertigen App – wir entwickeln Ihre individuelle Zeiterfassungslösung.

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Zeiterfassung: Kosten und ROI

Welche Eingaben die Zeiterfassung verschieben

Vier Prüfpunkte: Mitarbeiterzahl, Minuten je Erfassung, Lohnabrechnung und der Investitionsrahmen der App.

  1. 1. Mitarbeiterzahl setzen

    Je mehr Personen erfassen, desto kürzer liegt der Monat im Band von 3 bis 6 Monaten.

  2. 2. Minuten je Vorgang messen

    Erfassung und Korrektur am Stundenzettel, nicht eine pauschale Viertelstunde.

  3. 3. Abrechnung dazuzählen

    Die Stunden der Lohnabrechnung gehören in den Status quo.

  4. 4. App-Preis nur als Rahmen

    Der Katalogpreis ist die Investition, nicht die monatliche Einsparung.