RAG & LLM: 62 Stunden weniger Dokumentationsaufwand pro Woche (ambulante Pflege)

Künstliche Intelligenz & Gesundheitswesen

Die Herausforderung

Ein großer Verbund ambulanter Pflege bündelt mehrere Einrichtungen. Täglich gehen Hunderte PDF-Pflegeberichte, Arztbriefe und interne Formulare ein. Qualitätsmanagement und Leitungskräfte mussten diese Dokumente öffnen, Stichpunkte manuell in Systeme übertragen und für Teams zusammenfassen – ein Prozess, der frustrierte und zu Überstunden führte. Fehler entstanden, wenn Informationen unterging oder doppelt erfasst wurden. Gleichzeitig war klar: Jede KI-Lösung musste streng datenschutzkonform sein und darf keine Patientendaten für Training zweckentfremden.

Unsere Lösung

Einblicke in die Lösung

Groenewold IT Solutions hat eine interne KI-Wissensdatenbank mit RAG-Architektur umgesetzt: Dokumente werden in einem abgeschotteten Verarbeitungspfad ingestiert, in Chunks zerlegt, vektorisiert und nur innerhalb definierter Mandantenräume abgefragt. Large Language Models erzeugen strukturierte Kurz-Zusammenfassungen, Pflichtfelder und Warnhinweise (z. B. Medikationsänderungen), die Mitarbeitende in einem Review-Dialog bestätigen können. Hosting und Schlüsselverwaltung wurden so gewählt, dass Auftragsverarbeitung innerhalb der EU erfolgen kann; Zugriffe sind rollenbasiert und vollständig nachvollziehbar. So wird KI zum Werkzeug für Lesen und Ordnen – nicht zum unkontrollierten Chat mit Rohdaten.

Ergebnisse

Nach Einführung und Schulung (illustratives Szenario): • Rund 62 Stunden manuelle Lesepflege und Zusammenfassung pro Woche eingespart – verteilt auf QM, Leitung und stellvertretende Pflegedienstleitung. • Deutlich schnellere Übergaben zwischen Schichten, weil Kerninfos auf einen Blick vorliegen. • Weniger doppelte Datenpflege in der Dokumentation; Review-Schritte sind nachweisbar. • Hohe Akzeptanz, weil Pflegekräfte die KI als Unterstützung erleben, nicht als zusätzliche Last. Die Lösung ist erweiterbar um weitere Dokumenttypen und interne Richtlinien – ohne die Vertraulichkeit der Klienten zu gefährden.

Features

Funktionen im Überblick

• –RAG-basierte Auswertung interner PDFs und Akten
• –Strukturierte Kurzinfos und Pflichtfelder mit Review-Workflow
• –Mandanten- und rollenbasierte Zugriffe (DSGVO-orientiert)
• –Keine Zweckentfremdung von Patientendaten für Modelltraining
• –Nachvollziehbare Protokollierung von Abfragen und Freigaben
• –Erweiterbar um neue Dokumentklassen und Richtlinien