Eingangsrechnungen: OCR, Freigabe & ERP-Anbindung
Automatisierter Eingangsrechnungsprozess für einen mittelständischen Großhandel: PDFs und Scans werden erkannt, Daten extrahiert, budgetiert freigegeben und gebucht – mit nachvollziehbaren Status und weniger manueller Nacharbeit. Entwicklung durch Groenewold IT Solutions in Ostfriesland (Made in Germany).
Eingangsrechnungen: OCR, Freigabe & ERP-Anbindung
Automatisierung
Die Herausforderung
E-Mail-Postfach, Papierstapel und doppelte Erfassung
Rechnungen trafen verteilt ein: als PDF-Anhang, als Scan aus der Poststelle und gelegentlich noch als Fax. Die Buchhaltung musste Beträge, Lieferanten und Kostenstellen mehrfach prüfen; bei Abweichungen zum Bestellwesen entstanden Rückfragen und Wartezeiten. Ein reines OCR-Tool ohne Anbindung an Freigaben und ERP hätte nur einen Teil des Problems gelöst.
Compliance und Nachweisbarkeit
Der Kunde benötigte klare Regeln: Wer darf bis zu welchem Betrag freigeben? Welche Lieferanten sind bekannt? Wo müssen Abweichungen zur Bestellung explizit kommentiert werden? Jeder Schritt sollte revisionssicher protokolliert sein – ohne dass sich Mitarbeitende durch zusätzliche Klickpfade überfordern.
Unsere Lösung
Screenshots zur Prozessautomatisierung
Pipeline von Eingang bis Buchungsvorschlag
Wir haben eine orchestrierte Kette umgesetzt: eingehende Dokumente werden klassifiziert, Text und Kernfelder extrahiert und mit Stammdaten abgeglichen. Abweichungen werden als Aufgaben an definierte Rollen geroutet; im Standardfall reicht eine kurze Freigabe in einer Web-Oberfläche, bevor ein Buchungsvorschlag ans ERP übergeben wird.
Stabile Schnittstellen statt manueller Übergabe
Die Anbindung an das bestehende ERP erfolgt über dokumentierte REST-Schnittstellen und idempotente Aufrufe – damit sich Wiederholungen und Batch-Läufe sicher verhalten. Worker verarbeiten die Queue mit Backoff bei temporären Fehlern; kritische Ereignisse landen in einem Audit-Log für Revision und Support.
Engineering in Deutschland
Konzeption und Umsetzung lagen bei Groenewold IT Solutions in Leer/Ostfriesland: enge Abstimmung mit Fachbereich und IT, pragmatische MVP-Phase und anschließende Erweiterung um zusätzliche Lieferanten- und Steuerszenarien.
Ergebnisse
Weniger manuelle Erfassung, schnellere Durchlaufzeit
Der überwiegende Teil der Eingangsrechnungen läuft ohne Doppelarbeit durch die Buchhaltung; Rückfragen konzentrieren sich auf echte Ausnahmen. Transparenz über Status und Verantwortliche ersetzt „Wer hat die Mail zuletzt bearbeitet?“-Diskussionen.
Referenz für dokumentengetriebene Automatisierung
Das Projekt zeigt, wie sich wiederkehrende Belegprozesse mit OCR, Workflows und ERP-Konnektoren zuverlässig automatisieren lassen – ohne die Kontrolle der Fachseite zu verlieren.
Features
Funktionen im Überblick
- Klassifikation und Extraktion aus PDF und Scan
- Abgleich mit Lieferanten- und Bestellstammdaten
- Rollenbasierte Freigaben mit Schwellenlogik
- Übergabe von Buchungsvorschlägen an das ERP
- Warteschlangen, Wiederholung und Monitoring
- Revisionssicheres Protokoll der Verarbeitungsschritte
- Umsetzung durch Groenewold IT Solutions (Made in Germany)
Projektdetails
Projekt
Handelscontor NordAbgeschlossen
Umsetzung und Rollout (Referenzprojekt)
Technologien
Weitere Referenzen
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