Automatisierung – Referenzen aus Buchhaltung und Vertrieb

Die beiden Fallstudien auf dieser Seite zeigen reale End-to-End-Ketten: Eingangsrechnungen mit OCR, Freigabe und ERP-Übergabe sowie zentrales Lead-Routing ins CRM. Sie sind typisch für Mittelstand und B2B-Software – mit messbaren Zielen wie weniger manuelle Erfassung, kürzerer Durchlaufzeit und revisionssicheren Logs. Im Erstgespräch ordnen wir Ihre Situation an diesen Referenzen ein und nennen, welche Bausteine sich übertragen lassen.

Sobald mehrere Personen dieselben Schritte wiederholen, Schnittstellen ins ERP oder CRM betroffen sind oder Prüfer und Revision nachvollziehbare Spuren erwarten, reicht eine Tabellenlösung selten. Wir starten oft mit einem klar abgegrenzten Teilprozess (Proof-of-Concept), messen Aufwand und Fehlerquote und skalieren erst danach. So bleibt das Budget steuerbar und der Nutzen belegbar.

Wir kartieren Datenflüsse und Verantwortlichkeiten, quantifizieren Engpässe grob (Häufigkeit, Risiko, Abhängigkeit vom ERP/CRM) und schlagen eine Reihenfolge vor. Buchhaltung und Vertrieb sind häufig erste Hebel, weil sich dort OCR, Freigaben und Routing besonders lohnen. Das Ergebnis ist ein Fahrplan – nicht eine endlose Wunschliste.

Sinnvoll sind vor dem Projekt messbare Ausgangswerte und danach dieselben Kennzahlen im Abstand von Wochen oder Monaten: z. B. durchschnittliche Durchlaufzeit von Eingangsrechnung bis Buchung, Anteil manuell nachbearbeiteter Belege, Zeit bis zur ersten Vertriebsreaktion auf einen Lead, Anteil Dubletten im CRM oder Fehlerquote bei ERP-Übernahmen. Wir helfen bei der Auswahl, damit Controlling und Fachbereich dieselben Zahlen sehen – ohne KPI-Theater ohne Datenbasis.

Viele Kunden wünschen sich Vertraulichkeit: interne Prozesslogik, Konditionen oder Systemlandschaft sollen nicht öffentlich stehen. Die hier veröffentlichten Fallstudien erfolgen mit ausdrücklicher Freigabe. Im persönlichen Gespräch zeigen wir – passend zu Ihrer Branche und Ihrem Use Case – weitere Beispiele, ohne vertrauliche Details offenzulegen.

Wir arbeiten systemneutral über REST-APIs, Webhooks und Dateiformate. In den Referenzprojekten kamen u. a. ERP-Anbindungen und CRM-APIs zum Einsatz; konkrete Herstellernamen klären wir mit Ihnen unter NDA. Ziel ist immer eine stabile Schnittstelle, die Ihre bestehende Landschaft respektiert – entwickelt Made in Germany aus Leer/Ostfriesland.

Ja, wenn Verarbeitungszweck, Auftragsverarbeitung und Speicherorte sauber geregelt sind. Je nach Sensibilität empfehlen wir EU-Regionen, Pseudonymisierung oder On-Premise-OCR. In den beschriebenen Projekten achten wir auf nachvollziehbare Logs und Zugriffskonzepte, damit Datenschutz und GoBD-Anforderungen im Alltag nicht unterlaufen.

Automatisierung braucht Betriebslogik: Warteschlangen, Wiederholversuche bei temporären API-Fehlern, Benachrichtigungen an Verantwortliche und Dashboards oder Logs für den IT-Betrieb. So sehen Sie, ob Rechnungen oder Leads hängen bleiben, bevor Fachbereiche es merken – ein Kernpunkt beider Referenzbeschreibungen.

Wir trennen Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen, nutzen repräsentative Testdaten oder anonymisierte Schnipsel und definieren Abnahmekriterien mit Fachbereich und IT gemeinsam. Für ERP- und CRM-Schnittstellen sind oft Sandbox-Mandanten oder begrenzte Pilotgruppen sinnvoll, bevor der volle Datenstrom live geschaltet wird.

Das hängt von Volumen, Latenz und Compliance ab. Kleinere Volumen lassen sich häufig in verwalteter Cloud betreiben; bei hohem Durchsatz oder strengen Vorgaben kann On-Premise oder dedizierte Ressourcen sinnvoll sein. Wir empfehlen keine Überdimensionierung: Lieber skalierbar starten und Last messen, als vorab große Maschinenpark-Kosten zu verursachen.

Schwerpunkt ist Abstimmung und Umsetzung in Deutschland (Leer/Ostfriesland), ergänzt durch strukturierte Remote-Termine. Workshops zu Prozess und Schnittstellen können bei Ihnen vor Ort oder digital stattfinden – je nach Teamverteilung und Compliance-Vorgaben.

Nach einem Kurz-Workshop oder Discovery-Call liefern wir eine strukturierte Rückmeldung: Machbarkeit, grobe Phasen, Risiken und optional ein Angebot für einen Proof-of-Concept. Erst wenn Ziele und Schnittstellen klar sind, starten wir die Implementierung – parallel bleiben Ansprechpartner benannt.

Oft ja: Wir kapseln Altflows über APIs, migrieren schrittweise oder betreiben Übergangsphasen parallel, damit der Tagesgeschäftsbetrieb nicht stoppt. Ob Ergänzung oder Ablösung hängt von Stabilität, Lizenzkosten und Wartbarkeit ab – das klären wir transparent im Projekt.

Ja, auf Wunsch: Wir definieren Servicefenster, Eskalationswege und Verantwortlichkeiten gemeinsam mit Ihrer IT. Typisch sind kleine Release-Zyklen für Regel-Anpassungen, Überwachung der Warteschlangen und Auswertung von Fehlerklassen. So bleibt die Automatisierung nicht stehen, wenn sich Steuersätze, Lieferantenmaster oder Vertriebskanäle ändern.

Wir arbeiten mit minimierten Berechtigungen, getrennten technischen Nutzern, dokumentierten Zugriffspfaden und – wo nötig – NDAs und AV-Verträgen nach Art. 28 DSGVO. Remote-Zugriffe erfolgen über von Ihnen freigegebene Wege (VPN, Bastion, eingeschränkte IPs). Ziel ist: Sie behalten die Hoheit über Ihre Systeme, wir liefern reproduzierbare Änderungen statt undokumentierter Einzelkonfiguration.