Eingangsrechnungen automatisieren mit n8n & UiPath
Hybride Purchase-to-Pay-Automatisierung: n8n orchestriert E-Mail-Eingang, OCR, Validierung und Freigabe, UiPath bucht die geprüften Rechnungsdaten in ein ERP ohne brauchbare API direkt über die Desktop-Maske. Konzept und Umsetzung durch Groenewold IT Solutions in Leer/Ostfriesland (Made in Germany).
Eingangsrechnungen automatisieren mit n8n & UiPath
Automatisierung
Die Herausforderung
Moderne SaaS-Welt trifft auf ERP ohne Schnittstelle
Rechnungen trafen als PDF-Anhang, als Scan aus der Poststelle und vereinzelt als Papierbeleg ein. Die eigentliche Hürde war jedoch das Zielsystem: eine ältere Warenwirtschaft ohne nutzbare REST-API, in der jede Buchung manuell in Eingabemasken getippt wurde. Ein reines OCR- oder Workflow-Tool hätte die Daten zwar erkannt, aber niemand hätte die „letzte Meile“ in das Altsystem überbrückt.
Doppelerfassung, Skontoverluste und fehlende Prüfspur
Die Buchhaltung prüfte Beträge, Lieferanten und Kostenstellen mehrfach; Abweichungen zum Bestellwesen führten zu Rückfragen und Wartezeiten. Skonti gingen verloren, weil Belege zu spät gebucht wurden. Gleichzeitig forderte die Revision eine nachvollziehbare Spur: Wer hat bis zu welchem Betrag freigegeben, und wann ging welcher Beleg ins ERP?
Unsere Lösung
Workflow- und RPA-Ansichten
n8n als Orchestrierungs-Layer für die API-Welt
Ein n8n-Workflow überwacht ein zentrales Postfach per IMAP-Trigger, trennt Anhänge ab und schickt PDFs an die OCR- und KI-gestützte Extraktion. n8n validiert IBAN und USt-IdNr. gegen die Lieferantenstammdaten, erkennt Dubletten und steuert bei Unklarheiten eine Freigabe über Slack beziehungsweise Microsoft Teams. Erst wenn der Datensatz vollständig und freigegeben ist, übergibt n8n ihn an die nächste Stufe.
UiPath als „letzte Meile“ ins Altsystem
Für das ERP ohne API übernimmt ein UiPath-Roboter die geführte Eingabe: Er meldet sich an, navigiert durch die Buchungsmaske, trägt die von n8n gelieferten, geprüften Felder ein und legt das Original-PDF im Dokumentenmanagement ab. So entsteht eine durchgängige Kette, ohne das gewachsene System anzufassen oder teuer neu zu integrieren. Die klare Rollenteilung erläutern wir auch im Vergleich RPA vs. API-Integration.
Engineering aus Ostfriesland
Konzeption und Umsetzung lagen bei Groenewold IT Solutions in Leer/Ostfriesland: gemeinsamer Prozess-Workshop, ein klar abgegrenzter Pilot mit wenigen Lieferanten und anschließende Erweiterung um zusätzliche Steuer- und Sonderfälle. Betriebslogik wie Warteschlangen, Wiederholversuche und Benachrichtigungen war von Anfang an Teil der Architektur.
Ergebnisse
Weniger Tipparbeit, schnellere Durchlaufzeit
Der überwiegende Teil der Eingangsrechnungen läuft ohne manuelle Doppelerfassung durch; die Buchhaltung konzentriert sich auf echte Ausnahmen und Freigaben. Skontofristen werden zuverlässiger eingehalten, weil Belege zeitnah und nachvollziehbar gebucht werden.
Referenz für hybride Automatisierung
Das Projekt zeigt, wie n8n und UiPath sich ergänzen: n8n verbindet Cloud, KI und Kommunikation, UiPath bedient Systeme ohne Schnittstelle. Genau diese Brücke ist im Mittelstand mit gewachsener IT-Landschaft oft der eigentliche Wertbeitrag.
Features
Funktionen im Überblick
- E-Mail-Eingang und Anhang-Erkennung per n8n (IMAP-Trigger)
- OCR- und KI-gestützte Extraktion der Rechnungsfelder
- Validierung von IBAN, USt-IdNr. und Dubletten
- Freigabe-Workflow über Slack / Microsoft Teams
- Automatische ERP-Buchung per UiPath in der Desktop-Maske
- Ablage des Original-PDF im Dokumentenmanagement
- Warteschlangen, Retry-Logik und revisionssicheres Audit-Log
- Umsetzung durch Groenewold IT Solutions (Made in Germany)
Projektdetails
Projekt
Großhandel & Shared-Service-CenterAbgeschlossen
Konzeption, Pilot und Rollout (Referenzprojekt)
Technologien
Weitere Referenzen
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