Eingangsrechnungen automatisieren mit n8n & UiPath

Moderne SaaS-Welt trifft auf ERP ohne Schnittstelle

Rechnungen trafen als PDF-Anhang, als Scan aus der Poststelle und vereinzelt als Papierbeleg ein. Die eigentliche Hürde war jedoch das Zielsystem: eine ältere Warenwirtschaft ohne nutzbare REST-API, in der jede Buchung manuell in Eingabemasken getippt wurde.

Ein reines OCR- oder Workflow-Tool hätte die Daten zwar erkannt, aber niemand hätte die „letzte Meile“ in das Altsystem überbrückt.

Das Shared-Service-Center bearbeitete tausende Belege pro Monat; jede manuelle Buchung band Kapazität, die für Ausnahmen und Abschlussarbeit fehlte. Eine ERP-Migration war mittelfristig geplant, kurzfristig aber nicht finanzierbar.

Gesucht war eine Lösung, die heute entlastet und morgen erweiterbar bleibt – ohne das Altsystem zu ersetzen.

Doppelerfassung, Skontoverluste und fehlende Prüfspur

Die Buchhaltung prüfte Beträge, Lieferanten und Kostenstellen mehrfach; Abweichungen zum Bestellwesen führten zu Rückfragen und Wartezeiten. Skonti gingen verloren, weil Belege zu spät gebucht wurden.

Gleichzeitig forderte die Revision eine nachvollziehbare Spur: Wer hat bis zu welchem Betrag freigegeben, und wann ging welcher Beleg ins ERP?

Freigaben liefen über E-Mail und Excel-Listen – ohne zentralen Status pro Rechnung. Bei Audit-Fragen mussten Mitarbeitende in Postfächern und Netzlaufwerken suchen.

Lieferanten-Stammdaten wichen zwischen OCR-Ergebnis und ERP oft minimal ab – genug für manuelle Nacharbeit bei jeder zweiten Rechnung.

Hybride Architektur als bewusste Entscheidung

OCR-Anbieter und Collaboration-Tools boten APIs; das ERP nicht. Ein reiner RPA-Ansatz allein hätte E-Mail, KI und Freigabe nicht elegant verbunden. Ein reiner n8n-Ansatz scheiterte an der Buchungsmaske.

Die IT-Leitung wollte klare Rollenteilung: Cloud-Orchestrierung für alles API-fähige, Roboter nur für die GUI-Lücke – dokumentiert und wartbar.

n8n als Orchestrierungs-Layer für die API-Welt

Ein n8n-Workflow überwacht ein zentrales Postfach per IMAP-Trigger, trennt Anhänge ab und schickt PDFs an die OCR- und KI-gestützte Extraktion. n8n validiert IBAN und USt-IdNr. gegen die Lieferantenstammdaten, erkennt Dubletten und steuert bei Unklarheiten eine Freigabe über Slack beziehungsweise Microsoft Teams.

Erst wenn der Datensatz vollständig und freigegeben ist, übergibt n8n ihn an die nächste Stufe.

Die Architektur folgt unserer Leistung Prozessautomatisierung und Schnittstellen-Entwicklung. KI-gestützte Extraktion ordnen wir in Künstliche Intelligenz ein – immer mit menschlicher Freigabe vor der Buchung.

„OCR allein reicht nicht – entscheidend ist die Kette bis zur gebuchten Zeile im ERP, ohne dass jemand zweimal tippt.“

UiPath als „letzte Meile“ ins Altsystem

Für das ERP ohne API übernimmt ein UiPath-Roboter die geführte Eingabe. Er meldet sich an, navigiert durch die Buchungsmaske, trägt die von n8n gelieferten, geprüften Felder ein und legt das Original-PDF im Dokumentenmanagement ab.

So entsteht eine durchgängige Kette, ohne das gewachsene System anzufassen oder teuer neu zu integrieren.

Der Roboter arbeitet mit Warteschlange, technischem Nutzer und Screenshots bei Abweichungen. n8n erhält Erfolg oder Fehlercode zurück – bei Fehler landet der Beleg in einer manuellen Queue statt halb gebucht im ERP.

Die klare Rollenteilung erläutern wir auch im Vergleich RPA vs. API-Integration. Budget hilft der Kostenrechner Automatisierung.

Freigabe, Audit und Betriebslogik

Freigaben laufen über Teams mit Betragsgrenzen und Vier-Augen-Prinzip; jeder Schritt wird im Audit-Log festgehalten. Warteschlangen, Retry-Logik und Alerting bei OCR- oder RPA-Ausfall sind Teil der Architektur – nicht Nachrüstung.

Revision erhält exportierbare Protokolle: Eingang, Extraktion, Freigabe, Buchungszeitpunkt, PDF-Ablage. Das erfüllt GoBD-orientierte Anforderungen ohne Papierordner.

Engineering aus Ostfriesland

„Skonto verlieren wir nicht mehr an Prozess – sondern höchstens an echte Ausnahmen, die wir gezielt bearbeiten.“

Konzeption und Umsetzung lagen bei Groenewold IT Solutions in Leer/Ostfriesland: gemeinsamer Prozess-Workshop, ein klar abgegrenzter Pilot mit wenigen Lieferanten und anschließende Erweiterung um zusätzliche Steuer- und Sonderfälle. Vergleichbare Hybrid-Projekte finden sich in unseren Referenzen Automatisierung.

Weniger Tipparbeit, schnellere Durchlaufzeit

Der überwiegende Teil der Eingangsrechnungen läuft ohne manuelle Doppelerfassung durch; die Buchhaltung konzentriert sich auf echte Ausnahmen und Freigaben. Skontofristen werden zuverlässiger eingehalten, weil Belege zeitnah und nachvollziehbar gebucht werden.

Durchlaufzeiten von Eingang bis Buchung sanken messbar; Fehlerquoten durch Tippfehler in der Maske gingen zurück. Das Shared-Service-Center skalierte Volumen ohne proportional mehr Köpfe.

Referenz für hybride Automatisierung

Das Projekt zeigt, wie n8n und UiPath sich ergänzen: n8n verbindet Cloud, KI und Kommunikation, UiPath bedient Systeme ohne Schnittstelle. Genau diese Brücke ist im Mittelstand mit gewachsener IT-Landschaft oft der eigentliche Wertbeitrag.

Für Großhandel und Shared Services ist das Muster übertragbar: API-first wo möglich, RPA für ERP-Masken, revisionssichere Spur – Made in Germany.