Lead-Anreicherung & CRM-Sync mit n8n & UiPath
Automatisierte Lead-Anreicherung über alle Kanäle: n8n sammelt, reichert an und bewertet Leads, UiPath überträgt sie in ein lokal installiertes CRM ohne offene API und zieht umgekehrt Reports aus dem System. Umsetzung: Groenewold IT Solutions, Leer/Ostfriesland (Made in Germany).
Lead-Anreicherung & CRM-Sync mit n8n & UiPath
Automatisierung
Die Herausforderung
Leads in Excel, CRM nicht aktuell
Anfragen aus Webformularen, von Messen und aus Portalen landeten unstrukturiert in Tabellen. Das eingesetzte CRM war eine lokal installierte Branchen-Desktop-Anwendung ohne offene Schnittstelle – eine moderne API-Anbindung war nicht möglich. Dadurch war das CRM selten aktuell, und die Vertriebsteams arbeiteten mit veralteten Daten.
Fehlende Anreicherung und langsame Reaktion
Ohne Anreicherung fehlten Firmendaten, Branche und Priorität; die Zuordnung zum richtigen Vertriebsmitarbeiter erfolgte manuell und verzögert. Wertvolle Leads kühlten ab, bevor jemand reagierte. Reports aus dem CRM mussten zudem mühsam von Hand exportiert werden.
Unsere Lösung
Schnittstellen- & Workflow-Ansichten
n8n sammelt, reichert an und bewertet
Ein n8n-Workflow nimmt Leads aus allen Quellen entgegen – per Webhook, Formular und Portal-Import. Er reichert sie über Firmendaten-APIs an (z. B. Branche, Unternehmensgröße, Domain-Check), bewertet sie per Scoring und verteilt sie regelbasiert an die zuständigen Vertriebsmitarbeiter inklusive Benachrichtigung in E-Mail und Teams.
UiPath synchronisiert mit dem Desktop-CRM
Da das CRM keine API bietet, überträgt ein UiPath-Roboter die angereicherten Leads über die Oberfläche in das System und legt Aktivitäten und Notizen einheitlich an. In Gegenrichtung zieht UiPath regelmäßig Reports aus dem CRM und stellt sie n8n für die Auswertung bereit. So bleibt das Desktop-CRM führend, ohne dass jemand doppelt pflegen muss.
Betrieb und Erweiterbarkeit
Neue Kampagnen oder Formularfelder lassen sich über Konfiguration anbinden, ohne den Kern neu auszurollen. Monitoring zeigt Engpässe wie Queue-Länge oder fehlgeschlagene UiPath-Läufe frühzeitig. Umsetzung und Betreuung durch Groenewold IT Solutions in Ostfriesland.
Ergebnisse
Schnellere Reaktion, aktuelles CRM
Leads sind angereichert, bewertet und der richtigen Person zugewiesen, bevor sie abkühlen. Das CRM ist ohne manuelle Tipparbeit aktuell; Reports stehen automatisiert bereit. Die Conversion profitiert von kürzeren Reaktionszeiten.
Referenz für Vertriebs-Automatisierung über Systemgrenzen
Das Projekt zeigt, wie sich auch Vertriebsprozesse mit einem Desktop-CRM ohne API durchgängig automatisieren lassen – n8n übernimmt die Cloud- und Anreicherungslogik, UiPath die Synchronisation mit dem Altsystem.
Features
Funktionen im Überblick
- Lead-Eingang aus Webformular, Messe und Portal per n8n
- Anreicherung über Firmendaten- und Domain-APIs
- Scoring und regelbasierte Verteilung an den Vertrieb
- Benachrichtigungen in E-Mail und Microsoft Teams
- UiPath-Übertragung ins Desktop-CRM ohne API
- Automatischer Report-Export aus dem CRM für n8n
- Monitoring von Queues und RPA-Läufen
- Umsetzung durch Groenewold IT Solutions (Made in Germany)
Projektdetails
Projekt
Vertriebsorganisation mit lokalem CRMAbgeschlossen
Einführung und Betrieb (Referenzprojekt)
Technologien
Weitere Referenzen
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