Mitarbeiter-Onboarding mit n8n & UiPath
Automatisierte HR-IT-Provisionierung: n8n legt beim Eintritt im HR-Tool automatisch alle API-fähigen Konten an, UiPath richtet Zugänge in Altsystemen ohne Schnittstelle über die Oberfläche ein. Aus Tagen werden Stunden – mit sauberer Dokumentation. Umsetzung: Groenewold IT Solutions, Leer/Ostfriesland (Made in Germany).
Mitarbeiter-Onboarding mit n8n & UiPath
Automatisierung
Die Herausforderung
Acht bis zehn Systeme, viele Handgriffe, etwas wird vergessen
Ein neuer Mitarbeiter brauchte Zugänge in zahlreichen Systemen: E-Mail, Kollaboration, Projektwerkzeuge, VPN, Branchensoftware und Zeiterfassung. Die Anlage war über mehrere Personen und Tickets verteilt, dauerte Tage und war fehleranfällig – regelmäßig fehlte am ersten Arbeitstag ein Konto oder eine Berechtigung.
Altsysteme ohne API als Engpass
Ein Teil der Zugänge musste in einer eigenentwickelten Branchensoftware und in einem Zeiterfassungssystem angelegt werden – beide ohne nutzbare Schnittstelle. Genau diese Schritte blieben manuell hängen und sorgten für Verzögerungen. Zusätzlich verlangte die IT-Sicherheit (ISO 27001) eine nachvollziehbare Dokumentation, wer wann welchen Zugang erhalten hat.
Unsere Lösung
Onboarding-Workflow & Provisionierung
n8n startet beim HR-Ereignis
Sobald ein neuer Mitarbeiter im HR-Tool angelegt wird, startet ein n8n-Workflow. Er provisioniert automatisch das Microsoft-365- beziehungsweise Google-Workspace-Konto, trägt Verteiler ein, legt Jira- und Confluence-Zugänge an, erzeugt ein VPN-Ticket und stößt die Hardware-Bestellung an. Parallel verschickt n8n eine Willkommens-Mail mit Checkliste und terminiert Onboarding-Aufgaben.
UiPath provisioniert die Systeme ohne API
Für die Branchensoftware und die Zeiterfassung ohne Schnittstelle übernimmt ein UiPath-Roboter die Anlage über die grafische Oberfläche: Benutzer erstellen, Rollen zuweisen, Stammdaten setzen. n8n übergibt die benötigten Daten strukturiert an UiPath und erhält eine Erfolgsmeldung zurück. So ist der gesamte Onboarding-Pfad – API-Welt und Legacy – aus einem Workflow heraus gesteuert.
Nachvollziehbar und sicher
Jeder Schritt wird protokolliert: angelegte Konten, zugewiesene Rollen, Zeitstempel und Verantwortliche. Das erfüllt Audit-Anforderungen und macht das Offboarding später ebenso strukturierbar. Umgesetzt mit minimierten Berechtigungen und getrennten technischen Nutzern durch Groenewold IT Solutions in Ostfriesland.
Ergebnisse
Am ersten Arbeitstag einsatzbereit
Statt verteilter Tickets über mehrere Tage ist der neue Mitarbeiter am ersten Tag vollständig ausgestattet. HR und IT entlasten sich von wiederkehrender Klickarbeit; vergessene Berechtigungen sind die Ausnahme statt die Regel.
Referenz für HR-IT-Automatisierung
Das Projekt zeigt, wie sich Provisionierung über die Grenze zwischen moderner Cloud und Altsystemen automatisieren lässt – mit n8n für APIs und UiPath für Oberflächen ohne Schnittstelle.
Features
Funktionen im Überblick
- Trigger beim Eintrag im HR-Tool (Personio / BambooHR)
- Automatische Anlage von Microsoft 365 / Google Workspace
- Jira-, Confluence- und Verteiler-Provisionierung
- VPN-Ticket und Hardware-Bestellung anstoßen
- UiPath-Anlage in Branchensoftware & Zeiterfassung ohne API
- Willkommens-Mail mit Checkliste und Aufgabenterminierung
- Lückenlose Protokollierung für Audit / ISO 27001
- Umsetzung durch Groenewold IT Solutions (Made in Germany)
Projektdetails
Projekt
Mittelständisches Unternehmen mit gewachsener ITAbgeschlossen
Konzeption und Rollout (Referenzprojekt)
Technologien
Weitere Referenzen
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