Vertrieb: Lead-Routing & CRM-Synchronisation
Automatisierte Vertriebs-Lead-Verarbeitung für einen B2B-Softwareanbieter: Anfragen aus Website, Kampagnen und Partnerportal werden angereichert, nach Region und Thema geroutet und im CRM mit sauberer Historie abgelegt – ohne Medienbrüche und ohne doppelte Datensätze. Umsetzung: Groenewold IT Solutions, Leer/Ostfriesland (Made in Germany).
Vertrieb: Lead-Routing & CRM-Synchronisation
Automatisierung
Die Herausforderung
Viele Eingänge, eine Wahrheit im CRM
Marketing erzeugte Leads aus Formularen, Whitepaper-Downloads und Messen; der Vertrieb pflegte teils parallel Aktivitäten in Tabellen. Ohne einheitliche Regeln landeten Anfragen bei der falschen Person oder doppelt – mit Verzögerung bis zur ersten qualifizierten Antwort.
Datenqualität und DSGVO-konforme Speicherung
Der Kunde wollte klare Einwilligungs- und Herkunftsinformationen pro Lead, damit Nachfass-E-Mails und Telefonie rechtssicher bleiben. Zusätzlich sollten Dubletten erkannt und zusammengeführt werden, ohne bestehende Kundenbeziehungen zu zerstören.
Unsere Lösung
Ansichten Workflow & Schnittstellen
Zentrale Eingangsschicht mit Regeln
Wir haben eine Eingangsschicht implementiert, die alle Quellen normalisiert: Pflichtfelder, Validierung, Anreicherung (z. B. Branche, Unternehmensgröße aus öffentlichen Daten) und Scoring für Priorität. Routing-Regeln weisen Leads Vertriebsgebieten und Produktlinien zu; Eskalationen werden bei SLA-Überschreitung an Teamleitungen gemeldet.
CRM als System of Record
Das CRM bleibt führend: Schreiboperationen laufen über die offizielle API, Aktivitäten und Notizen werden einheitlich protokolliert. Bei Konflikten (z. B. bestehende Opportunity) greifen definierte Merge-Strategien statt manueller Dublettenpflege.
Betrieb und Weiterentwicklung
Die Lösung wird über Konfiguration erweiterbar gehalten – neue Kampagnen oder Formularfelder lassen sich anbinden, ohne den Kern neu zu deployen. Monitoring zeigt Engpässe (Queue-Länge, Fehlerquote) frühzeitig.
Ergebnisse
Schnellere erste Reaktion, weniger Sucharbeit
Vertriebsmitarbeitende sehen zugewiesene Leads im CRM mit Kontext; Follow-ups lassen sich standardisiert starten. Marketing erhält Rückmeldung, welche Kanäle qualitativ tragen – ohne Excel-Exports.
Referenz für Vertriebs- und Marketing-Automatisierung
Das Projekt zeigt, wie sich Leadflüsse mit Schnittstellen, Regeln und CRM-Disziplin zuverlässig automatisieren lassen – passend für wachsende B2B-Teams.
Features
Funktionen im Überblick
- Normalisierung und Validierung mehrerer Lead-Quellen
- Scoring und SLA-basiertes Routing
- Dedupe und Konfliktregeln beim Schreiben ins CRM
- Benachrichtigungen an Vertrieb und Teamleitung
- Konfigurierbare Regeln ohne Kern-Redeploy
- Monitoring von Queue und Fehlerraten
- Entwicklung durch Groenewold IT Solutions (Made in Germany)
Projektdetails
Projekt
ScaleSoft GmbHAbgeschlossen
Einführung und Betrieb (Referenzprojekt)
Technologien
Weitere Referenzen
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