Was kostet individuelle Softwareentwicklung? Ehrliche Zahlen 2026

„Was kostet das?" ist die meistgestellte Frage in unserem ersten Kundengespräch – und gleichzeitig die schwierigste. Dieser Artikel gibt Ihnen die Zahlen, die wir nach 250+ Projekten gelernt haben.

Die kurze Antwort: Individuelle Software kostet zwischen 20.000 und 250.000 €, abhängig von Komplexität, Schnittstellen und Qualitätsanforderungen. Die meisten Mittelstandsprojekte liegen zwischen 40.000 und 120.000 €.

<div style="background:#f9fafb;border:1px solid #e5e7eb;border-radius:12px;padding:24px;margin:28px 0;font-family:system-ui,sans-serif"> <p style="font-weight:700;font-size:15px;color:#111827;margin:0 0 18px">Typische Projektbudgets individuelle Softwareentwicklung</p>

<div style="margin-bottom:14px"> <div style="display:flex;justify-content:space-between;margin-bottom:4px"> <span style="font-size:13px;font-weight:600;color:#1f2937">Internes Tool / MVP</span> <span style="font-size:13px;font-weight:700;color:#16a34a">25.000 €</span> </div> <div style="background:#f3f4f6;border-radius:6px;height:28px;overflow:hidden"> <div style="background:#16a34a;height:100%;width:16.7%;border-radius:6px;display:flex;align-items:center;padding-left:10px"> <span style="font-size:11px;color:white;white-space:nowrap">∅ 25.000 €</span> </div> </div> </div> <div style="margin-bottom:14px"> <div style="display:flex;justify-content:space-between;margin-bottom:4px"> <span style="font-size:13px;font-weight:600;color:#1f2937">Web-App mit API-Anbindung</span> <span style="font-size:13px;font-weight:700;color:#16a34a">55.000 €</span> </div> <div style="background:#f3f4f6;border-radius:6px;height:28px;overflow:hidden"> <div style="background:#16a34a;height:100%;width:36.7%;border-radius:6px;display:flex;align-items:center;padding-left:10px"> <span style="font-size:11px;color:white;white-space:nowrap">∅ 55.000 €</span> </div> </div> </div> <div style="margin-bottom:14px"> <div style="display:flex;justify-content:space-between;margin-bottom:4px"> <span style="font-size:13px;font-weight:600;color:#1f2937">Mobile App (iOS + Android)</span> <span style="font-size:13px;font-weight:700;color:#16a34a">75.000 €</span> </div> <div style="background:#f3f4f6;border-radius:6px;height:28px;overflow:hidden"> <div style="background:#16a34a;height:100%;width:50.0%;border-radius:6px;display:flex;align-items:center;padding-left:10px"> <span style="font-size:11px;color:white;white-space:nowrap">∅ 75.000 €</span> </div> </div> </div> <div style="margin-bottom:14px"> <div style="display:flex;justify-content:space-between;margin-bottom:4px"> <span style="font-size:13px;font-weight:600;color:#1f2937">ERP-Erweiterung / Integration</span> <span style="font-size:13px;font-weight:700;color:#16a34a">45.000 €</span> </div> <div style="background:#f3f4f6;border-radius:6px;height:28px;overflow:hidden"> <div style="background:#16a34a;height:100%;width:30.0%;border-radius:6px;display:flex;align-items:center;padding-left:10px"> <span style="font-size:11px;color:white;white-space:nowrap">∅ 45.000 €</span> </div> </div> </div> <div style="margin-bottom:14px"> <div style="display:flex;justify-content:space-between;margin-bottom:4px"> <span style="font-size:13px;font-weight:600;color:#1f2937">Branchensoftware Komplett</span> <span style="font-size:13px;font-weight:700;color:#16a34a">150.000 €</span> </div> <div style="background:#f3f4f6;border-radius:6px;height:28px;overflow:hidden"> <div style="background:#16a34a;height:100%;width:100.0%;border-radius:6px;display:flex;align-items:center;padding-left:10px"> <span style="font-size:11px;color:white;white-space:nowrap">∅ 150.000 €</span> </div> </div> </div> <p style="font-size:11px;color:#9ca3af;margin:12px 0 0">Groenewold IT Solutions · Erfahrungswerte aus 250+ Projekten</p> </div>

Warum „Was kostet Software?" keine einfache Antwort hat

Kurz: Anders als beim Hausbau gibt es keinen Katalog.

Anders als beim Hausbau gibt es keinen Katalog. Jedes Softwareprojekt ist einmalig – die Anforderungen, Schnittstellen, Nutzergruppen und Skalierungsszenarien unterscheiden sich. Ein ehrliches Angebot erfordert mindestens einen halben Tag Anforderungsanalyse.

Was wir trotzdem sagen können: Es gibt typische Muster. Und die zeigen wir Ihnen hier.

Die wichtigsten Kostenfaktoren

Schnittstellen zu Drittsystemen

Jede Anbindung an ein bestehendes System – ERP, CRM, Buchhaltung, Webshop – kostet Entwicklungszeit und Testaufwand. Eine gut dokumentierte REST-API ist in 2–3 Tagen angebunden. Ein 20 Jahre altes Warenwirtschaftssystem ohne API kostet manchmal so viel wie die eigentliche Anwendung.

Faustregel: Jede nicht-triviale Schnittstelle kostet 3.000 bis 12.000 € zusätzlich.

Benutzerrollen und Berechtigungen

Eine App mit einem einzigen Nutzertyp ist einfach. Sobald es verschiedene Rollen gibt (Admin, Sachbearbeiter, Außendienst, Kunde) mit unterschiedlichen Rechten, steigt die Komplexität überproportional.

Offline-Fähigkeit (besonders bei Apps)

Eine App, die auch ohne Internet funktioniert (z. B. für Außendienst ohne Netzabdeckung), ist signifikant aufwendiger als eine rein online-basierte Lösung. Datensynchronisation, Konflikterkennung und Offline-Storage verdoppeln oft den Entwicklungsaufwand.

Regulatorische Anforderungen

GoBD, DSGVO, ISO 27001, CE-Kennzeichnung oder branchenspezifische Normen (Medizin, Finanz, Öffentlicher Sektor) erfordern zusätzliche Dokumentation, Auditierbarkeit und manchmal zertifizierte Entwicklungsprozesse.

<div style="overflow-x:auto;margin:28px 0;border:1px solid #e5e7eb;border-radius:12px;font-family:system-ui,sans-serif"> <p style="font-weight:700;font-size:15px;padding:16px 20px 0;margin:0;color:#111827">Stundensätze Softwareentwicklung im Vergleich</p> <table style="width:100%;border-collapse:collapse;margin-top:12px"> <thead><tr><th style='padding:10px 14px;text-align:left;background:#f3f4f6;font-size:13px;border-bottom:2px solid #e5e7eb'>Anbietertyp</th><th style='padding:10px 14px;text-align:left;background:#f3f4f6;font-size:13px;border-bottom:2px solid #e5e7eb'>Stundensatz</th><th style='padding:10px 14px;text-align:left;background:#f3f4f6;font-size:13px;border-bottom:2px solid #e5e7eb'>Risiko</th><th style='padding:10px 14px;text-align:left;background:#f3f4f6;font-size:13px;border-bottom:2px solid #e5e7eb'>Empfehlung</th></tr></thead> <tbody><tr style='background:#ffffff'><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Freiberufler DE (Top-Level)</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>120–180 €/h</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Mittel (Verfügbarkeit)</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Für klar begrenzte Aufgaben</td></tr><tr style='background:#f9fafb'><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Nearshore (Polen, Tschechien)</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>60–90 €/h</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Mittel (Kommunikation, Qualität)</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Bei großen Teams</td></tr><tr style='background:#ffffff'><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Offshore (Indien, Philippinen)</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>25–45 €/h</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Hoch (Zeitzone, Fluktuation)</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Selten empfohlen für KMU</td></tr><tr style='background:#f9fafb'><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Deutsche Agentur (Mittelstand)</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>95–145 €/h</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Niedrig (Festpreis möglich)</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Empfehlung für KMU</td></tr><tr style='background:#ffffff'><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Groenewold IT (Festpreis)</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>95–125 €/h</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Niedrig</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>✓</td></tr></tbody> </table> <p style="font-size:11px;color:#9ca3af;padding:8px 20px">Groenewold IT Solutions · Erfahrungswerte aus 250+ Projekten · Stand 2026</p> </div>

Festpreis oder Time & Material?

Kurz: Das ist keine akademische Frage – sie entscheidet über Ihr finanzielles Risiko.

Das ist keine akademische Frage – sie entscheidet über Ihr finanzielles Risiko.

Festpreis eignet sich, wenn die Anforderungen klar sind und ein detailliertes Pflichtenheft existiert. Sie kennen das Budget vorab, das Risiko liegt beim Dienstleister. Voraussetzung: Änderungen während des Projekts kosten extra (Change Requests).

Time & Material eignet sich für explorative Projekte, schnelle Prototypen und Projekte, bei denen sich Anforderungen agil entwickeln. Das Budget ist flexibler, aber Sie tragen das Risiko von Budgetüberschreitungen.

Unsere Empfehlung: Anforderungsanalyse und Konzept immer als Festpreis-Paket. Die eigentliche Entwicklung nach Pflichtenheft ebenfalls als Festpreis, mit definierten Change-Request-Prozessen.

<div style="overflow-x:auto;margin:28px 0;border:1px solid #e5e7eb;border-radius:12px;font-family:system-ui,sans-serif"> <p style="font-weight:700;font-size:15px;padding:16px 20px 0;margin:0;color:#111827">Kostenverteilung über Projektphasen</p> <table style="width:100%;border-collapse:collapse;margin-top:12px"> <thead><tr><th style='padding:10px 14px;text-align:left;background:#f3f4f6;font-size:13px;border-bottom:2px solid #e5e7eb'>Phase</th><th style='padding:10px 14px;text-align:left;background:#f3f4f6;font-size:13px;border-bottom:2px solid #e5e7eb'>Anteil am Budget</th><th style='padding:10px 14px;text-align:left;background:#f3f4f6;font-size:13px;border-bottom:2px solid #e5e7eb'>Was fällt an</th></tr></thead> <tbody><tr style='background:#ffffff'><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Anforderungsanalyse & Konzept</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>10–15 %</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Workshops, Pflichtenheft, UI-Wireframes</td></tr><tr style='background:#f9fafb'><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Backend-Entwicklung</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>30–40 %</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Datenbankmodell, API, Business-Logik</td></tr><tr style='background:#ffffff'><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Frontend / UI</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>20–25 %</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Web-Interface, Mobile-App, Design-System</td></tr><tr style='background:#f9fafb'><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Testing & QA</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>15–20 %</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Unit-Tests, E2E-Tests, Lasttests</td></tr><tr style='background:#ffffff'><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Deployment & Einführung</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>5–10 %</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>CI/CD, Schulung, Dokumentation</td></tr><tr style='background:#f9fafb'><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Wartung (1.

Jahr)</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>10–20 % p.a.</td><td style='padding:10px 14px;font-size:13px;color:#374151;border-bottom:1px solid #f3f4f6'>Bugfixes, Updates, neue Features</td></tr></tbody> </table> <p style="font-size:11px;color:#9ca3af;padding:8px 20px">Groenewold IT Solutions · Erfahrungswerte aus 250+ Projekten · Stand 2026</p> </div>

Warum billig oft teuer wird

Kurz: Ein Angebot, das 30 % unter dem Marktdurchschnitt liegt, ist meistens eines von drei Dingen: naiver Schätzung, weggelassenen Leistungen oder Offshore-Ressourcen mit versteckten Kommunikationskosten.

Ein Angebot, das 30 % unter dem Marktdurchschnitt liegt, ist meistens eines von drei Dingen: naiver Schätzung, weggelassenen Leistungen oder Offshore-Ressourcen mit versteckten Kommunikationskosten.

Was wir in der Praxis regelmäßig sehen:

• Onboarding-Kosten bei Agenturwechsel: 20.000–50.000 € um ein fremdes System zu verstehen
• Nachfinanzierung wenn „die 80 %" fertig sind, aber das Produkt noch nicht nutzbar ist
• Fehlende Tests die im Live-Betrieb zu teuren Bugs führen

Ein ehrliches Angebot enthält: Anforderungsanalyse, Architektur, Entwicklung, Tests, Deployment, Einführungsschulung und 6 Monate initialer Wartungsvertrag.

Häufige Fragen zu Softwareentwicklungskosten

Kurz: Was ist der Unterschied zwischen Individualsoftware und einer SaaS-Lösung?

Was ist der Unterschied zwischen Individualsoftware und einer SaaS-Lösung? SaaS-Software ist eine monatlich gemietete Standardlösung. Individualsoftware gehört Ihnen, ist exakt auf Ihre Prozesse zugeschnitten und enthält keine dauerhaften Lizenzkosten. Amortisation typischerweise nach 3–5 Jahren.

Können wir ein MVP für unter 20.000 € bauen? Für sehr klar eingegrenzte Anwendungsfälle (1 Prozess, 1 Nutzergruppe, keine komplexen Schnittstellen): ja. Das sollte dann auch ein echter MVP sein – nicht die „abgespeckte Version" des vollen Systems.

Wie lange dauert ein typisches Projekt? Kleinprojekte (bis 30.000 €): 4–8 Wochen. Mittlere Projekte (30.000–100.000 €): 3–6 Monate. Große Projekte (100.000+ €): 6–18 Monate.

Bieten Sie Festpreis-Garantie? Ja, auf Basis eines detaillierten Pflichtenhefts. Änderungen nach Freigabe des Pflichtenhefts werden als Change Requests separat kalkuliert und beauftragt.

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