RPA Automatisierung Kosten: Was kostet ein Roboter-Prozess im Mittelstand?

RPA Automatisierung Kosten: Was kostet ein Roboter-Prozess?

Kurz: Robotic Process Automation (RPA) automatisiert wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben: Rechnungen aus E-Mails in ERP übertragen, Stammdaten zwischen Systemen synchronisieren, Berichte aus mehreren Quellen zusammenstellen.

Robotic Process Automation (RPA) automatisiert wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben: Rechnungen aus E-Mails in ERP übertragen, Stammdaten zwischen Systemen synchronisieren, Berichte aus mehreren Quellen zusammenstellen. Was kostet das?

Die kurze Antwort: Ein einfacher RPA-Bot für einen klar definierten Prozess kostet 8.000 bis 20.000 € in der Entwicklung. Laufende Kosten entstehen durch Lizenzen, Wartung und Monitoring.

<div style="background:#f9fafb;border:1px solid #e5e7eb;border-radius:12px;padding:24px;margin:28px 0;font-family:system-ui,sans-serif"> <p style="font-weight:700;font-size:15px;color:#111827;margin:0 0 18px">RPA-Projektkosten nach Komplexität</p>

<div style="margin-bottom:14px"> <div style="display:flex;justify-content:space-between;margin-bottom:4px"> <span style="font-size:13px;font-weight:600;color:#1f2937">Einfacher Bot (1 Prozess, 1 System)</span> <span style="font-size:13px;font-weight:700;color:#16a34a">12.000 €</span> </div> <div style="background:#f3f4f6;border-radius:6px;height:28px;overflow:hidden"> <div style="background:#16a34a;height:100%;width:12.6%;border-radius:6px;display:flex;align-items:center;padding-left:10px"> <span style="font-size:11px;color:white;white-space:nowrap">∅ 12.000 €</span> </div> </div> </div> <div style="margin-bottom:14px"> <div style="display:flex;justify-content:space-between;margin-bottom:4px"> <span style="font-size:13px;font-weight:600;color:#1f2937">Mittlerer Bot (2–3 Systeme)</span> <span style="font-size:13px;font-weight:700;color:#16a34a">28.000 €</span> </div> <div style="background:#f3f4f6;border-radius:6px;height:28px;overflow:hidden"> <div style="background:#16a34a;height:100%;width:29.5%;border-radius:6px;display:flex;align-items:center;padding-left:10px"> <span style="font-size:11px;color:white;white-space:nowrap">∅ 28.000 €</span> </div> </div> </div> <div style="margin-bottom:14px"> <div style="display:flex;justify-content:space-between;margin-bottom:4px"> <span style="font-size:13px;font-weight:600;color:#1f2937">Komplexer Bot (Ausnahmebehandlung)</span> <span style="font-size:13px;font-weight:700;color:#16a34a">55.000 €</span> </div> <div style="background:#f3f4f6;border-radius:6px;height:28px;overflow:hidden"> <div style="background:#16a34a;height:100%;width:57.9%;border-radius:6px;display:flex;align-items:center;padding-left:10px"> <span style="font-size:11px;color:white;white-space:nowrap">∅ 55.000 €</span> </div> </div> </div> <div style="margin-bottom:14px"> <div style="display:flex;justify-content:space-between;margin-bottom:4px"> <span style="font-size:13px;font-weight:600;color:#1f2937">RPA-Plattform (mehrere Bots)</span> <span style="font-size:13px;font-weight:700;color:#16a34a">95.000 €</span> </div> <div style="background:#f3f4f6;border-radius:6px;height:28px;overflow:hidden"> <div style="background:#16a34a;height:100%;width:100.0%;border-radius:6px;display:flex;align-items:center;padding-left:10px"> <span style="font-size:11px;color:white;white-space:nowrap">∅ 95.000 €</span> </div> </div> </div> <p style="font-size:11px;color:#9ca3af;margin:12px 0 0">Groenewold IT Solutions · Erfahrungswerte aus 250+ Projekten</p> </div>

Wann lohnt sich RPA?

Kurz: RPA lohnt sich bei Prozessen mit folgenden Merkmalen:

RPA lohnt sich bei Prozessen mit folgenden Merkmalen:

✓ Hohes Volumen: Täglich oder wöchentlich wiederkehrend, mindestens 20+ Durchläufe ✓ Geringe Varianz: Die Ausnahmen sind selten und gut definierbar ✓ Regelbasiert: Die Entscheidungslogik ist klar und dokumentierbar ✓ Stabile Systeme: Die Anwendungen, die bedient werden, ändern sich selten ✓ Amortisationszeit < 18 Monate: Typisch bei 2+ Stunden manuellem Aufwand täglich

✗ Nicht geeignet: Prozesse mit vielen Ausnahmen, unstrukturierten Daten oder häufigen Systemänderungen.

RPA vs. API-Integration: Was ist besser?

Kriterium	RPA	API-Integration
Aufwand	Niedrig–Mittel	Mittel–Hoch
Stabilität	Mittel (GUI-abhängig)	Hoch
Wartungsaufwand	Hoch (bei GUI-Änderungen)	Niedrig
Voraussetzung	Keine API notwendig	API muss existieren
Empfehlung	Legacy-Systeme ohne API	Moderne Systeme mit API

Faustregel: Hat ein System eine API? Nutzen Sie die API. Hat es keine API (altes ERP, Delphi-Applikation)? Dann ist RPA eine legitime Lösung.

Typische ROI-Berechnung

Kurz: Beispiel: Tägliche Rechnungsverarbeitung, 3 Mitarbeiter-Stunden täglich, 220 Arbeitstage.

Beispiel: Tägliche Rechnungsverarbeitung, 3 Mitarbeiter-Stunden täglich, 220 Arbeitstage.

• Manuelle Kosten: 3 h × 220 Tage × 45 €/h = 29.700 €/Jahr
• RPA-Entwicklung: 18.000 €
• RPA-Wartung/Lizenz: 3.600 €/Jahr
• Break-Even: < 9 Monate
• Einsparung ab Jahr 2: > 26.000 €/Jahr

Häufig gestellte Fragen

Kurz: UiPath, Power Automate oder individuelle Lösung?

UiPath, Power Automate oder individuelle Lösung? Power Automate ist für Microsoft-Umgebungen ideal und oft bereits lizenziert. UiPath für komplexe Unternehmens-RPA mit vielen Bots. Für einfache Prozesse ohne spezifische Plattformanforderungen reicht n8n oder eine individuelle Lösung.

Was passiert, wenn sich die Quell-Anwendung ändert? GUI-basierte Bots brechen bei Interface-Änderungen. Planen Sie dafür einen Wartungsvertrag ein. API-basierte Lösungen sind deutlich stabiler.

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Groenewold IT Solutions, Leer – Prozessautomatisierung und RPA für den deutschen Mittelstand. Automatisierungspotenzial prüfen.