Moderne Software für den öffentlichen Sektor: Bürgerfreundlich & Effizient

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Behörden, ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Viele Kommunen stehen vor der Herausforderung, veraltete Fachverfahren zu modernisieren, Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen zu schaffen und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards einzuhalten. OZG 2.0 verschärft die Anforderungen an Nutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit (z. B. BITV 2.0) und einheitliche Standards – Stichwort „Einer-für-alle“-Leistungen und Registermodernisierung.

Typische Hürden: heterogene IT-Landschaften mit Alt-Systemen, begrenzte IT-Kapazitäten und die Abstimmung mit übergeordneten Behörden. Groenewold IT Solutions unterstützt Sie dabei: Typische Projekte in diesem Umfeld umfassen individuelle Fachanwendungen, die zu Ihren Prozessen passen, schaffen sichere Schnittstellen zu bestehenden Systemen (z. B. SAP, MESO, Prosoz, XÖV) und bauen barrierefreie Bürgerportale, in denen Anträge digital eingereicht und nachverfolgt werden können. So erfüllen Sie die OZG-Vorgaben ohne Medienbrüche und mit einer Lösung, die zu Ihrer IT-Landschaft passt und langfristig wartbar bleibt.

Mit OZG 2.0 rückt zusätzlich die durchgängige Ende-zu-Ende-Digitalisierung in den Fokus: Nicht nur das Online-Formular muss funktionieren, sondern auch die medienbruchfreie Weiterverarbeitung im Fachverfahren, inklusive Rückmeldung an Antragsteller. Genau hier entstehen in der Praxis die meisten Reibungsverluste, wenn Frontend-Lösungen nicht sauber mit Backoffice-Systemen verbunden sind. Wir planen deshalb den gesamten Prozessfluss – von Identifizierung und Dateneingang bis Bescheid, Archivierung und Monitoring – statt nur den sichtbaren Bürgerservice-Teil. Wiederkehrende Routineaufgaben lassen sich zusätzlich über Prozessautomatisierung entlasten.

Ebenso wichtig ist die Betriebsfähigkeit im Alltag: Kommunen brauchen Lösungen, die mit begrenzten IT-Ressourcen stabil laufen und revisionssicher dokumentiert sind. Deshalb setzen wir auf klare Betriebsmodelle, nachvollziehbare Rollenrechte, standardisierte Schnittstellen und schrittweise Einführung nach Leistungsbündeln – inklusive langfristiger Software-Wartung und Pflege. So kann OZG-Umsetzung iterativ erfolgen, ohne dass bestehende Fachbereiche überlastet werden.

Ein weiterer OZG-2.0-Erfolgsfaktor ist die produktnahe Governance: Wer entscheidet bei Änderungen an Formularlogik, Fristen oder Pflichtfeldern? In vielen Kommunen liegt das Wissen verteilt über Fachamt, IT, Datenschutz und externen Dienstleister. Wir etablieren deshalb ein gemeinsames Betriebsboard mit klaren Entscheidungswegen, damit Änderungen nicht in E-Mail-Ketten versanden. Dadurch sinkt die Zeit von „fachlicher Anforderung“ bis „produktiver Umsetzung“ deutlich, und die Qualität der digitalen Leistungen bleibt auch nach dem Go-live stabil.

Gerade bei interkommunalen Strukturen hilft ein modularer Ansatz: Wiederverwendbare Bausteine für Identifikation, Dokumentenupload, Statuskommunikation und Bescheidzustellung lassen sich pro Leistung konfigurieren, statt jedes Verfahren neu zu bauen. Das reduziert nicht nur Kosten, sondern erhöht auch die Nutzungsqualität für Bürger, weil Bedienlogik und Prozessschritte über Leistungen hinweg konsistent bleiben.

Eine Kreisverwaltung mit rund 150.000 Einwohnern benötigte ein digitales Antragsportal für Baugenehmigungen, Gewerbeanmeldungen und Kfz-Zulassungen. Bisher liefen Anträge per Papier, E-Mail oder über verschiedene Insellösungen – unübersichtlich und zeitaufwendig für Bürger und Sachbearbeiter. Die Bearbeitungszeiten variierten stark, und die Nachverfolgung des Antragsstatus war für Bürger kaum möglich.

Groenewold IT Solutions entwickelte ein barrierefreies Portal mit eID-Anbindung, digitaler Signatur und automatischer Weiterleitung an die zuständigen Sachbearbeiter. Bürger können Anträge online einreichen, den Status verfolgen und Nachweise hochladen; die Anbindung an das bestehende Fachverfahren erfolgte über sichere Schnittstellen. Nach einer Pilotphase mit einer Behörde wurde das Portal schrittweise auf alle relevanten Leistungen ausgerollt.

Das Ergebnis: Rund 70 % der Anträge werden inzwischen digital eingereicht, die durchschnittliche Bearbeitungszeit sank um etwa 45 %, und die Zufriedenheit der Bürger stieg messbar. Die Verwaltung spart Personalkosten bei der Erfassung und kann sich auf die fachliche Prüfung konzentrieren. Mehr zu passenden Leistungen: Softwareentwicklung DSGVO-konform, Softwareentwicklung, Kundenportal-Entwicklung.

Weiteres Praxisbeispiel aus einer mittelgrossen Stadt: Bei der Digitalisierung von Bewohnerparkausweisen und Meldebescheinigungen wurden zunaechst nur zwei Leistungen als Pilot umgesetzt. Entscheidend war hier die Anbindung an bestehende Register und die Automatisierung von Plausibilitaetspruefungen. Nach drei Monaten Pilotbetrieb lag die digitale Einreichungsquote bereits bei über 60 %, gleichzeitig sank die Rückfragequote am Serviceschalter deutlich. Auf Basis dieser Ergebnisse wurde das gleiche Architektur- und Prozessmuster auf weitere Leistungen uebertragen.

Die Erfahrung aus solchen Projekten zeigt: Hohe Wirkung entsteht nicht durch den gleichzeitigen Vollausbau aller Leistungen, sondern durch ein reproduzierbares Rollout-Modell mit klaren Standards, Messpunkten und Abnahmeprozessen. Genau dieses Vorgehen macht OZG-Projekte steuerbar und schafft früh sichtbaren Nutzen für Buerger, Fachbereiche und Verwaltungsspitze.

In einem weiteren Projekt wurde der Rollout mit einem Service-Backlog nach Lebenslagenpriorisiert: zuerst Leistungen mit hoher Bürgerfrequenz (Meldebescheinigung, Bewohnerparken, Gewerbe), danach Spezialverfahren. Diese Priorisierung erhöhte die digitale Nutzung in den ersten sechs Monaten signifikant, weil die sichtbarsten Leistungen zuerst verbessert wurden. Parallel konnten interne Teams mit einem standardisierten Schulungsformat auf neue digitale Workflows vorbereitet werden – die methodische Begleitung erfolgte über Strategieberatung und Roadmap-Arbeit.

Für die Nachhaltigkeit entscheidend war zudem ein Mess- und Qualitätsrahmen mit klaren KPI: Durchlaufzeit je Leistung, Rückfragequote, digitale Einreichungsquote, Bearbeitungszeit pro Fachbereich und Abbruchraten im Antrag. Diese Kennzahlen liefern wir über dedizierte Datenanalyse und Reporting-Dashboards (z. B. mit Power BI) – so kann die Verwaltung nicht nur Erfolge berichten, sondern auch gezielt nachsteuern, wenn einzelne Verfahren hinter den Erwartungen zurückbleiben.