Herausforderungen der Kanzlei-Digitalisierung
Kanzleien und Steuerberatungen stehen vor der Aufgabe, Mandanten sicher und effizient zu betreuen. Zentrale Themen: Datenschutz und DSGVO, beA (elektronische Akte), Fristen und Fristenmanagement, Mandantenkommunikation (sicher und nachvollziehbar) sowie Dokumentenmanagement (DMS) und digitale Aktenführung. Vorgaben wie GoBD verlangen technisch saubere Lösungen. Wir entwickeln Software für Rechtsanwälte und Steuerberater, die Vertraulichkeit und Rechtssicherheit gewährleisten – mit Mandantenportalen, DMS, beA-Integration und Fristenmanagement.
Unsere Lösungen für Kanzleien
Kanzlei-Software
Maßgeschneiderte Kanzlei-Software unterstützt den gesamten Kanzleialltag: Aktenführung, Fristenmanagement, Zeiterfassung, Dokumentenerstellung und -ablage sowie die Anbindung an Mandantenkommunikation und Buchhaltung. Wir entwickeln Lösungen, die zu Ihren Prozessen passen – ob als Erweiterung bestehender Systeme oder als eigenständige Anwendung. Revisionssichere Ablage, Volltextsuche, Versionierung und GoBD-konforme Archivierung sind Standard; die Integration in beA (elektronische Akte) und in DATEV oder andere Buchhaltungssysteme ermöglicht durchgängige Abläufe. So haben Sie eine zentrale, rechtssichere Basis für Mandantenarbeit und Verwaltung – ohne Medienbrüche und mit klarer Nachvollziehbarkeit für Prüfungen und Compliance.
Mandanten-Portale
Mandanten-Portale bieten Ihren Mandanten einen sicheren, DSGVO-konformen Kanal für Kommunikation und Dokumentenaustausch. Mandanten können Dokumente hochladen, den Status von Aufträgen einsehen und Nachrichten mit der Kanzlei austauschen – ohne unsichere E-Mails oder Papierpost. Die Portale sind in Ihre bestehende Kanzleisoftware und Ablage integriert; Zugriff und Berechtigungen werden zentral verwaltet. So entlasten Sie Post und E-Mail, erfüllen hohe Anforderungen an Vertraulichkeit und Rechtssicherheit und schaffen Transparenz für Mandanten. Wir setzen auf Hosting in Deutschland, Verschlüsselung und klare Verarbeitungsdokumentation.
Automatisierte Dokumenten-Analyse (KI)
Mit KI-gestützter Dokumentenanalyse können Verträge, Schriftsätze und Belege automatisch ausgewertet werden: KI erkennt Dokumenttypen, extrahiert Kernaussagen, Fristen, Parteien oder Risikopunkte und ordnet Dokumente zu Mandanten und Vorgängen zu. So sparen Sie Zeit bei der ersten Sichtung und können sich auf die fachliche Prüfung konzentrieren. Wir setzen auf DSGVO-konforme Infrastruktur und klare Verantwortung – sensible Mandantendaten werden nicht an Drittanbieter ohne Auftragsverarbeitung übergeben. Die Lösung lässt sich in Ihr DMS und Ihre Arbeitsabläufe integrieren; bei Grenzfällen bleibt die menschliche Prüfung zentral. Typische Anwendungen: Vertragsanalyse, Due Diligence, Klassifikation eingehender Post.
DATEV-Schnittstellen
Die Anbindung an DATEV ist für viele Kanzleien und Steuerberatungen zentral: Stammdaten, Buchungsbelege und Abrechnungen müssen zwischen eigener Software und DATEV ausgetauscht werden. Wir entwickeln sichere Schnittstellen (z. B. über DATEV-API oder Standardformate), die Daten konsistent und fehlerfrei übertragen – inklusive Mapping, Validierung und Fehlerbehandlung. So vermeiden Sie Doppelerfassung und manuelle Übertragungsfehler; die Abrechnung und Buchhaltung bleiben in Sync mit Ihren Mandantendaten. Die Umsetzung erfolgt unter Beachtung der DATEV-Vorgaben und Ihrer bestehenden Kanzleisoftware. So bleibt Ihre IT-Landschaft anschlussfähig und effizient.
Mandantenportale
Sichere Portale für Mandanten: Dokumente hochladen, Status einsehen, Nachrichten austauschen. Entlastet Post und E-Mail und erfüllt hohe Anforderungen an Vertraulichkeit und Rechtssicherheit.
DMS und digitale Akten
Revisionssichere Ablage, Volltextsuche, Versionierung und GoBD-konforme Archivierung. Integration in Aktenführung und beA, damit alle Unterlagen digital und auffindbar sind.
beA-Integration
Anbindung an die elektronische Akte (beA) und sichere Kommunikation mit Gerichten und Behörden. Wir setzen Standards für Software Rechtsanwälte und Steuerberater ein.
Fristenmanagement
Fristenüberwachung und Erinnerungen, integriert in Ihre Abläufe – damit keine Frist verpasst wird und Sie rechtssicher handeln.
Automatisierte Dokumentenprüfung mit KI für Kanzleien
Anwälte und Steuerberater verbringen Studien zufolge bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit mit dem Lesen und Analysieren von Verträgen, Schriftsätzen und Bescheiden. Bei Due-Diligence-Prüfungen müssen oft tausende Seiten in kurzer Zeit gesichtet werden. Eine KI-gestützte Dokumentenanalyse kann hier erheblich entlasten: Sie extrahiert automatisch relevante Klauseln, identifiziert Risiken und erstellt strukturierte Zusammenfassungen.
Die KI wird auf juristische Fachsprache trainiert und erkennt branchenspezifische Muster – z. B. problematische Haftungsklauseln, fehlende Widerrufsbelehrungen oder Abweichungen von Standardformulierungen. Technisch kommen Natural Language Processing (NLP) und spezialisierte Legal-AI-Modelle zum Einsatz; die Anbindung an bestehende Kanzleisoftware (z. B. RA-MICRO, DATEV) erfolgt über Schnittstellen, sodass Mandantendaten nicht in fremde Cloud-Dienste abfließen. Alle Daten werden DSGVO-konform in Deutschland verarbeitet; Vertraulichkeit und Auftragsverarbeitung sind vertraglich abgesichert.
Das Ergebnis: Reduzierung der Dokumentenprüfzeit um bis zu 70 %, Minimierung menschlicher Fehler bei der Erstprüfung und die Möglichkeit, größere Mandate ohne proportionalen Personalaufwand zu bearbeiten. Die menschliche Verantwortung bleibt unverändert – die KI unterstützt bei der Sichtung und Vorstrukturierung; die finale Bewertung und Beratung obliegt weiterhin dem Anwalt oder Steuerberater. So verbindet Software für Rechtsanwälte und Steuerberater Effizienz mit Rechtssicherheit und Datenschutz.
Referenz: Zusammenarbeit mit Dr. Gerrit Mesch
Herausforderung
Die Kanzlei Dr. Gerrit Mesch benötigte maßgeschneiderte Softwarelösungen für Mandantenkommunikation und den Kanzleialltag. Ziel war es, den Austausch mit Mandanten sicher und effizient zu gestalten, Dokumente revisionssicher abzulegen und Abläufe zu vereinheitlichen – ohne die bestehenden Anforderungen an Vertraulichkeit, DSGVO und Rechtssicherheit zu vernachlässigen. Die Lösung sollte nahtlos in die bestehende Arbeitsweise der Kanzlei passen und von Mitarbeitern und Mandanten gut angenommen werden.
Lösung
Wir haben gemeinsam mit der Kanzlei ein Mandantenportal und unterstützende Kanzleisoftware-Komponenten konzipiert und entwickelt. Das Portal ermöglicht Mandanten den sicheren Upload von Dokumenten, die Einsicht in den Status ihrer Vorgänge und die Kommunikation mit der Kanzlei über eine geschützte Umgebung. Die Anbindung an die bestehende Ablage und an interne Prozesse sorgt dafür, dass keine Doppelpflege entsteht und alle Vorgänge nachvollziehbar bleiben. Die Umsetzung erfolgte in enger Abstimmung mit dem Kanzleiteam – von der Anforderungsanalyse über Design und Entwicklung bis zu Schulung und Go-Live.
Ergebnis
Die Kanzlei nutzt die entwickelten Lösungen im Alltag für Mandantenkommunikation und Dokumentenmanagement. Der Austausch mit Mandanten läuft sicher und strukturiert; die Kanzlei hat eine klare, rechtssichere Basis für Ablage und Nachvollziehbarkeit. Die Zusammenarbeit mit Dr. Gerrit Mesch zeigt, wie wir Kanzleisoftware entwickeln und an die konkreten Prozesse und Anforderungen einer Kanzlei anpassen. Gern zeigen wir in einem unverbindlichen Gespräch, wie wir Ihre Kanzlei bei Digitalisierung, Mandantenportalen und DSGVO-konformer Software unterstützen können.
DSGVO-Konformität und Datenschutz
Bei Software für Rechtsanwälte und Steuerberater sind Vertraulichkeit und DSGVO-Konformität zentral. Wir entwickeln nach dem Prinzip Datenschutz durch Technikgestaltung: Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, minimale Datenerhebung und klare Verarbeitungsdokumentation. Unsere Leistungen dazu: Softwareentwicklung DSGVO-konform und IT-Sicherheit. Hosting erfolgt wahlweise in Deutschland mit hohen Sicherheitsstandards.
Häufige Fragen (FAQ)
- Kann die Lösung an unsere bestehende Kanzleisoftware angebunden werden?
Ja. Wir integrieren Mandantenportale und DMS per Schnittstellen in Ihre bestehenden Systeme (z. B. Buchhaltung, Aktenführung). - Wo werden die Daten gehostet?
Auf Wunsch ausschließlich in Deutschland in zertifizierten Rechenzentren, DSGVO-konform und mit vertraglich vereinbarten Sicherheitsstandards. - Ist die Lösung beA-fähig?
Ja. Wir setzen auf Anbindung an die elektronische Akte (beA) und sichere Kommunikation mit Gerichten und Behörden.