Die Make-or-Buy-Frage: Was steckt dahinter?
Nahezu jedes Mittelstandsunternehmen steht früher oder später vor der Frage: Kaufen wir eine fertige Softwarelösung, oder lassen wir sie individuell entwickeln? Diese Make-or-Buy-Entscheidung (auf Englisch auch build vs. buy genannt) ist eine der wichtigsten strategischen IT-Entscheidungen – und wird häufig auf Basis unvollständiger Informationen getroffen. Standardsoftware erscheint im Einkauf günstiger; Individualsoftware wirkt teuer und riskant. Die Realität ist differenzierter.
Laut einer Studie von Gartner geben Unternehmen durchschnittlich 30–40 % ihrer ERP-Lizenzkosten erneut für Anpassungen, Integrationen und Umgehungslösungen aus – Geld, das in Individualsoftware die Lücken von Anfang an schließen würde. Umgekehrt scheitern Individualprojekte häufig an mangelnder Anforderungsdisziplin und schlechter Architekturbasis. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die richtige Entscheidung für Ihre konkrete Situation zu treffen.
Wann Individualsoftware, wann Standardsoftware?
Individualsoftware – wenn …
- Ihre Prozesse wesentlich vom Marktstandard abweichen
- Daten und Logik einen Wettbewerbsvorteil darstellen
- Vendor Lock-in inakzeptabel ist
- Anpassungskosten für Standardprodukte die Neuentwicklung übersteigen
- Datensouveränität (kein US-Cloud-Zwang) geschäftskritisch ist
- Sie ein eigenes Produkt für Ihre Kunden vermarkten wollen (SaaS)
- Keine passende Standardlösung existiert
Standardsoftware – wenn …
- Der Prozess generisch ist und kein Differenzierungspotenzial bietet
- Marktlösungen 85 %+ Ihrer Anforderungen abdecken
- Schnelle Implementierung (< 3 Monate) wichtiger ist als perfekte Passung
- Regulatorische Updates durch den Anbieter abgedeckt sein müssen
- Ihr IT-Team zu klein für langfristige Softwarewartung ist
- Das Budget für Eigenentwicklung nicht vorhanden ist
- Bewährte Best Practices wichtiger sind als individuelle Logik
Kostenvergleich: Total Cost of Ownership (TCO) über 5 Jahre
Der häufigste Fehler bei der Make-or-Buy-Entscheidung ist der Vergleich von Äpfeln mit Orangen: Einmalige Entwicklungskosten gegen monatliche Lizenzgebühren. Relevant ist der Total Cost of Ownership (TCO) über 5–7 Jahre.
| Kostenkategorie | Individualsoftware | Standardsoftware |
|---|---|---|
| Einstiegskosten | 30.000–500.000 € Entwicklung | 5.000–50.000 € Implementierung |
| Laufende Lizenz | Keine | 20–200 € / Nutzer / Monat |
| Anpassungskosten | Gering (eigener Code) | Hoch (Vendor-abhängig, oft 30–40 % der Lizenz) |
| Wartung & Updates | 10–20 % der Entwicklungskosten p.a. | Durch Anbieter (im Lizenzmodell enthalten) |
| Vendor Lock-in-Risiko | Keines – Code gehört Ihnen | Hoch – Wechsel kostet 30–100 % Neuimplementierung |
| Break-even (50 Nutzer) | Typisch nach 3–5 Jahren | Sofort günstiger, aber kumuliert teurer |
Die hybride Lösung: Standard kaufen, Differenzierung entwickeln
Die beste Entscheidung ist oft keine reine Make-or-Buy-Entscheidung, sondern eine hybride Strategie: Standardsoftware für generische Prozesse kaufen, Individuallösungen für differenzierende Kernprozesse entwickeln. Typisches Beispiel: Odoo als ERP-Kern (Buchhaltung, Einkauf, Lager) mit einer maßgeschneiderten Konfigurations- und Angebots-App für Ihren komplexen Vertriebsprozess, die per API-Schnittstelle angebunden ist.
Diese Best-of-Breed-Strategie kombiniert die Stärken beider Ansätze: schnelle Time-to-Market für Standardprozesse, volle Kontrolle über differenzierende Kernprozesse. Die Herausforderung: Schnittstellen zwischen Systemen müssen sauber gebaut und gewartet werden. Wir beraten Sie, wo die sinnvolle Systemgrenze liegt.
Autor: Björn Groenewold, Diplom-Informatiker und Geschäftsführer Groenewold IT Solutions – 15+ Jahre Erfahrung in Make-or-Buy-Analysen, Softwarearchitektur und ERP-Einführungen für Mittelstandsunternehmen in Deutschland. Herstellerneutrale Beratung. Mehr über uns →
Stand: Mai 2026
Häufig gestellte Fragen
Make-or-Buy: Alle Fragen zur Softwareentscheidung
Kosten, Risiken und Entscheidungskriterien
Wann lohnt sich Individualsoftware gegenüber Standardsoftware?
Individualsoftware lohnt sich, wenn mindestens eines dieser vier Kriterien erfüllt ist: 1. Ihre Geschäftsprozesse weichen wesentlich vom Standard ab, und die Anpassungskosten für eine Standardlösung übersteigen die Neuentwicklungskosten. 2. Sie verfügen über Daten oder Prozesse, die einen Wettbewerbsvorteil darstellen und nicht in einer externen Cloud liegen dürfen. 3. Sie wollen kein Vendor Lock-in und Unabhängigkeit von Produkt-Roadmaps behalten. 4.
Das Standardprodukt deckt nur 60–70 % Ihrer Anforderungen ab, und die fehlenden 30–40 % sind geschäftskritisch. Als Faustregel: Wenn Sie mehr als 30 % der Lizenzkosten jährlich für Anpassungen und Umgehungslösungen ausgeben, ist Individualsoftware oft günstiger.
Was kostet Individualsoftware im Vergleich zu Standardsoftware?
Individualsoftware erfordert höhere Anfangsinvestitionen (Entwicklung: 30.000–500.000 €), hat aber deutlich niedrigere laufende Kosten: keine Lizenzgebühren pro Nutzer, keine erzwungenen Updates, keine Kosten für nicht benötigte Funktionen. Standardsoftware hat niedrigere Einstiegskosten, aber laufende Lizenzkosten (typisch 20–200 € pro Nutzer/Monat) und oft versteckte Kosten für Customizing, Integrationen und Updates, die Ihre Anpassungen brechen.
Der Break-even liegt je nach Nutzerzahl und Lizenzmodell meist bei 3–7 Jahren. Bei 50 Nutzern und 60 €/Nutzer/Monat Lizenzkosten sind das 36.000 € jährlich – nach 5 Jahren 180.000 € nur für Lizenzen, ohne Implementierung und Anpassungen.
Wie lange dauert die Entwicklung von Individualsoftware?
Die Entwicklungsdauer hängt stark vom Umfang ab. Ein erstes produktionsfähiges MVP (Minimum Viable Product) mit Kernfunktionen ist bei fokussiertem Scope in 8–16 Wochen realisierbar. Mittlere Anwendungen mit mehreren Modulen, Benutzerrollen und ERP-Integration benötigen 4–9 Monate. Komplexe Unternehmensplattformen mit vielen Integrationen, umfangreicher Datenlogik und hohen Sicherheitsanforderungen dauern 12–24 Monate.
Wir empfehlen immer den iterativen Ansatz: Erste produktive Version early-release, dann sukzessiver Ausbau auf Basis von echtem Nutzerfeedback. So amortisiert sich die Investition früher, und Sie vermeiden teure Fehlinvestitionen in Features, die niemand nutzt.
Welche Risiken hat Individualsoftware im Vergleich zu Standardsoftware?
Die drei Hauptrisiken bei Individualsoftware: 1. Technisches Risiko: Schlechte Architektur oder mangelnde Dokumentation können zu technischen Schulden führen, die spätere Erweiterungen teuer machen. Mitigierung: Klare Code-Standards, automatisierte Tests und Technologiewahl mit langem Support-Horizont. 2. Projektrisiko: Scope-Creep und unklare Anforderungen sind die häufigsten Ursachen für Budgetüberschreitungen. Mitigierung: Detailliertes Lastenheft und agile Entwicklung mit festen Sprint-Reviews. 3.
Abhängigkeitsrisiko: Wenn der Entwicklungspartner wegfällt oder Preise stark erhöht. Mitigierung: Vollständige Code-Übergabe, umfassende Dokumentation und Möglichkeit, andere Dienstleister einzubinden. Wir übergeben bei Projektabschluss immer vollständigen Quellcode, Dokumentation und Deployment-Anleitungen.
Für welche Aufgaben ist Standardsoftware die bessere Wahl?
Standardsoftware ist klar besser bei generischen Prozessen ohne Differenzierungspotenzial: Buchhaltung nach HGB (DATEV, Lexware), E-Mail-Kommunikation (Microsoft 365, Google Workspace), einfaches Projektmanagement (Jira, Asana), Videokonferenzen (Teams, Zoom) und Standard-HR-Prozesse (Personio, HRworks). Hier wäre Eigenentwicklung Ressourcenverschwendung – die Marktlösungen sind ausgereift, DSGVO-konform und günstiger.
Die Entscheidungsregel: Je generischer der Prozess und je geringer der Wettbewerbsvorteil durch Anpassung, desto klarer ist Standardsoftware die richtige Wahl. Kaufen Sie, was Sie kaufen können. Entwickeln Sie, was Sie differenziert.
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